Prozessmanagement des Geschäftsgangs

Erwerbung und Bestandsentwicklung / dbv-Kommission „Erwerbung und Bestandsentwicklung“ = https://www.bibliotheksverband.de/erwerbung-und-bestandsentwicklung (letzter Zugriff 21.10.2022).

Grützner, Agnes; Kohl-Frey, Oliver: Geschäftsprozesse im Fachreferat: Analyse, Dokumentation und Optimierung an der Universität Konstanz. In: Bibliothek. Forschung und Praxis 44 (2020), Nr. 2, S. 210–217.

Mutschler, Thomas: Erwerbungsgeschäftsgang auf der Überholspur: Anwenderbericht zum Lieferantendatenimport an der ThULB Jena. In: ABI-Technik 32 (2012), Nr. 3, S. 128–134.

Mutschler, Thomas: Zwischen DEAL, Open Access und klassischer Subskription: Aktuelle Trends in der „Erwerbung“. In: BIT online 23 (2020), Nr. 1, S. 33–37.

Otzen, Birgit: Inhaltlich aufwendig, finanziell im Rahmen: Wie PDAprint an der USB Köln funktioniert. In: BuB: Forum Bibliothek und Information 68 (2016), Nr. 5, S. 238–238.

Präßler, Janin: Nutzungsgesteuerte Erwerbung an der Staatsbibliothek zu Berlin – Preußischer Kulturbesitz (SBB-PK): Vom Experiment in die Routine. In: Bibliotheksdienst 50 (2016), Nr. 1, S. 69–78.

Seitenbecher, Manuel; Finke, Marion: Maßgeschneiderter Bestandsaufbau an der ZLB: Zweite Stufe des neuen Konzepts gestartet / Medien stehen den NutzerInnen schneller zur Verfügung. In: BuB: Forum Bibliothek und Information 70 (2018), Nr. 4, S. 149–150.

Vonhof, Cornelia; Haas-Betzwieser, Eva: Praxishandbuch Prozessmanagement in Bibliotheken und Informationseinrichtungen. Berlin: De Gruyter 2018.

Die Prozesskette für Medienauswahl, Medienerwerbung, -erschließung und -bearbeitung wird in Bibliotheken Geschäftsgang genannt. Für die Datenerfassung und -haltung (Bestelldaten, Katalogdaten, Statusdaten der bestellten, gelieferten, nutzbaren Medien usw.) werden Bibliotheksmanagementsysteme verwendet (siehe Kapitel 9.3.3.1 Bibliotheksmanagementsysteme). Das Grundmodell des Geschäftsgangs umfasst folgende Stationen:

1. MarktsichtungMarktsichtung und Auswahlentscheidung

2. VorakzessionVorakzession, d. h. Prüfung, ob die ausgewählten Titel bereits bestellt oder geliefert sind,

   bei Online-Ressourcen ggf.

   1. Vergleich verschiedener Angebotsformen unter technischen und unter Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten, z. B. Fortführung desselben Titels zugleich als Printpublikation

   2. Produkttest

   3. Klärung der Preis- und Lizenzbedingungen

   4. Klärung der technischen Voraussetzungen

3. BestellungBestellung. Hierzu gehört im Einzelnen:

   1. Erstellen des Bestelldatensatzes

   2. Entscheidung über den Lieferanten und den Lieferweg

   3. Übermittlung des Bestelldatensatzes an den Lieferanten

   4. ggf. Mahnung des Lieferanten

4. ZugangsbearbeitungZugangsbearbeitung (Rechnungskontrolle, Inventarisierung), bei digitalen Publikationen ggf. Vertragsunterzeichnung. Hierzu gehören:

   1. Entgegennahme der Lieferung, Lieferungskontrolle

   2. Rechnungskontrolle

   3. Inventarisierung (Eigentumskennzeichnung, ggf. Vergabe einer Zugangsnummer)

   4. Weiterleitung der Rechnung an die zuständige Stelle, z. B. Universitätskasse

5. InhaltserschließungInhaltserschließung. Verbreitet sind:

   1. Indexierung durch Schlagwörter

   2. Indexierung durch eine Klassifikation. Bei Freihandaufstellung ist die Notation zugleich Grundlage für die Signatur (das Standortmerkmal)

6. FormalerschließungFormalerschließung. Zur Formalerschließung gehören:

   1. Erfassen der Metadaten

   2. Erfassen der Exemplardaten (Verbuchungscode, Nutzungsparameter)

7. technische Medienbearbeitungtechnische Medienbearbeitung, bei digitalen Publikationen Installation und Freischaltung im Netz. Im Einzelnen gehören bei körperlichen Medien dazu:

   1. Anbringen des Signaturschilds, das den Standort wiedergibt

   2. Anbringen des Buchsicherungsträgers

   3. Anbringen des Verbuchungsträgers

   4. ggf. buchbinderische Bearbeitung (Foliierung, Einbindung in einen stabilen Einband)

8. SchlusskontrolleSchlusskontrolle

9. Bereitstellen zur BenutzungBereitstellen zur Benutzung, d. h.

   1. Umsetzen des Status am Exemplardatensatz von „In Bearbeitung“ auf „Ausleihbar“

   2. meistens Einstellen ins Regal

   3. ggf. Bereitlegen für den Benutzer und Benachrichtigung des Benutzers,

   4. bei Online-Ressourcen ggf. Werbung und Nutzerschulung, weil erfahrungsgemäß digitale Publikationen nicht immer befriedigend genutzt werden

10. Online-Ressourcenbei Online-Ressourcen ggf. zusätzlich

    1. Mitarbeiterschulung

    2. Bereitstellung einer Helpdesk-Funktion

    3. Bereitstellung von FAQs.

ZieleZiele der Gestaltung des Geschäftsgangs sind:

1. Die Auswahl der Medien soll dem Bedarf der Benutzer entsprechen.

2. Die Beschaffung der Medien und der Durchlauf durch die Stationen des Geschäftsgangs soll so rasch wie möglich erfolgen, damit die Benutzer so früh wie möglich an die neu erworbenen Medien herankommen.

3. Der Personalbedarf für Tätigkeiten im Geschäftsgang soll so gering wie möglich sein.

Bei Hochschul- und Spezialbibliotheken ergibt sich der Bedarf aus dem Lehr- und Forschungsprofil der Einrichtung; gegebenenfalls tritt die Fortführung einer etablierten Sammlung auch ohne Bezug zur aktuellen Lehre und Forschung hinzu. Bei Öffentlichen Bibliotheken folgt das Erwerbungsprofil dem kommunalen Leitbild und dem Bibliotheksleitbild (siehe Kapitel 3.2.7 Kommunales Leitbild und Bibliotheksleitbild). Einzelheiten enthält für wissenschaftliche Bibliotheken Kapitel 8.1.1.1 Ziele und Instrumente und für Öffentlichen Bibliotheken Kapitel 8.1.2.1 Ziele und Controlling.

SpannungsverhältnisNaturgemäß stehen Ziel 2 (schnelle Beschaffung und schneller Durchlauf) und Ziel 3 (wirtschaftlicher Personaleinsatz) in einem Spannungsverhältnis. Die Gliederungspunkte 8.1.6.2 bis 8.1.6.11 geben Hinweise auf Optimierungsansätze.

Im Allgemeinen nehmen die Liegezeiten von Medien, Materialien und Daten mehr Zeit in Anspruch – wenn auch keine Arbeitszeit des Personals – als die Bearbeitungen. Ansatzpunkte zur Optimierung können sein:

• ZeitintervalleEs werden kurze Zeitintervalle zur Ausübung der Tätigkeit gesetzt, beispielsweise sollen Informationsquellen über Neuerscheinungen, aus denen die Auswahl erfolgt, täglich oder wöchentlich statt wöchentlich oder monatlich ausgewertet werden.

• integrierter GeschäftsgangTraditionell sind in großen Bibliotheken die Aufgaben Vorakzession / Bestellung / Zugangsbearbeitung (Erwerbungsabteilung) und die Aufgabe Formalerschließung (Katalogisierungsabteilung) auf verschiedene Abteilungen verteilt. Nachteil sind Liegezeiten zwischen den Abteilungen. Abhilfe kann die Zusammenfassung beider Aufgabenbereiche in Teams schaffen, in denen sich die Teammitglieder untereinander vertreten und nach Bedarf bei dieser oder jener Tätigkeit eingesetzt werden (integrierter Geschäftsgang).

• räumliche AnordnungDie sachgerechte räumliche Anordnung der Arbeitsplätze kann bei körperlichen Medien Transportwege einsparen.

• ZentralisierungBei Bibliotheken mit mehreren Standorten kann die Zentralisierung des Geschäftsgangs Transportwege und Liegezeiten bei körperlichen Medien einsparen. Dezentral sollten nur solche Stationen angeordnet sei, bei denen keine körperlichen Medien transportiert werden, z. B. die Auswahlentscheidung. Denkbar ist auch, dass einzelne Standorte einen je eigenen Geschäftsgang für ihre Neuzugänge etablieren.

• Veränderung der ReihenfolgeEine Veränderung der Reihenfolge der Stationen des Geschäftsgangs kann einzelne Arbeitsschritte unnötig machen, beispielsweise kann an die Stelle der Erstellung des Bestelldatensatzes die Übernahme des fertigen Katalogdatensatzes von einem Dienstleister (z. B. der Deutschen Nationalbibliothek, dem eigenen Bibliotheksverbund, der ekz.bibliotheksservice) treten. Die Erfassung der Exemplardaten geschieht im Zusammenhang mit der Inventarisierung. Später entfällt dann die Station Formalerschließung.

Kapitel 3.8.3.2 Prozessmanagement blättert die Instrumente auf, die auf den Geschäftsgang angewendet werden können um ihn zu optimieren.

Etablierte Marktsichtungsinstrumente sind:

• NationalbibliografienNationalbibliografien,

• TiteldiensteTiteldienste von Versandbuchhandlungen, die sich auf Bibliotheken spezialisiert haben, z. B. Blackwell’s,https://blackwells.co.uk/bookshop/business. Erasmus,https://www.erasmusbooks.nl/main/public/Services.aspx. Hugendubel,https://www.hugendubel.info/services/bibliotheken.

• Informationsdienst der ekzder Informationsdienst der ekz.bibliotheksservice,https://www.ekz.de/medien/lektoratskooperation/c-455. hinter dem die Lektoratskooperation, ein Netzwerk von über 50 Öffentlichen Bibliotheken steht,

• Verlagsprospekte und Buchhandelswerbung, vor allem das Börsenblatt des deutschen Buchhandels mit seinem Inserate-Teil,

• in geringerem Umfang auch geeignete Zeitschriften, Rezensions- und Referateorgane, Antiquariats- und Auktionskataloge,

• Auswertung der ausgehenden Bestellungen im Leihverkehr,

• Patron-Driven-Acquisitionpunktuell geäußerte Benutzerwünsche. Zum Äußern von Benutzerwünschen kann die Bibliothek auch ermuntern (auffälliger Button auf der Website, Auflage von Postkarten usw.). Ein begrenzter Trend ist Patron-Driven-Acquisition: Der Verlag stellt einen Pool mit zahlreichen E-Books zur Verfügung, die noch nicht lizenziert, aber im OPAC recherchierbar sind. Definierte Aktionen der Benutzer lösen die Erwerbung aus, z. B. eine zweite Nutzung oder die Öffnung der Datei länger als fünf Minuten.

Der Trend geht in die Richtung von approval plansapproval plans (in Deutschland oft Standing OrdersStanding Orders genannt): Die Bibliothek beauftragt einen Lieferanten, die Auswahl anhand von Kriterien, die die Bibliothek vorgibt, vorzunehmen und diese Auswahl zu liefern, vorzugsweise einschließlich der Katalogdaten und in ausleihfertiger Bearbeitung. Der Mehrpreis für die Bearbeitung ist deutlich geringer als die Personalkosten für die Bearbeitung durch eigenes Personal.Umlauf (2016), Konrad: Die Lektoratskooperation aus betriebswirtschaftlicher Perspektive. In: 40 Jahre Lektoratskooperation. Meinhardt, Haike u. a. (Hrsg.) Reutlingen: ekz.bibliotheksservice 2016, S. 284–297. Prominente Lieferanten sind hier die ekz.bibliotheksservice, schweitzer Fachinformationenhttps://www.schweitzer-online.de/info/Approval-Plan/. und Hugendubel Fachinformationen.

Kriterien, die die Bibliothek vorgibt und anhand von denen der Lieferant auswählt, können vor allem sein:

• Fachgebiete, ggf. mit SOLL-Zahlen, konkretisiert anhand einer Klassifikation,

• Preisobergrenzen,

• bevorzugte oder ausgeschlossene Buchgattungen, Verlage, Reihen, Niveaus,

• Neuausgaben bzw. Neuauflagen gelisteter Titel.

Es wird geprüft, ob die zur Bestellung vorgesehene Medieneinheit bereits bestellt oder geliefert ist. Üblicherweise wird die ISBN im Bibliotheksmanagementsystem erfasst und das System zeigt ggf. den vorhandenen Datensatz der Medieneinheit mit Angabe des Status (bestellt, in Bearbeitung usw.) an. Im Idealfall kommt es an dieser Stelle nicht zum MedienbruchMedienbruch, indem Marktsichtungsinstrumente verwendet werden, die online zur Verfügung stehen, so dass Vorakzession und ggf. Übernahme eines Bestelldatensatz durch Mausklick veranlasst werden. Beispielsweise kann ein Bibliotheksdienstleister eine weite Vorauswahl an Metadaten liefern, die ins eigene Bibliotheksmanagementsystem eingespielt Warenkorb-Modulwerden (Warenkorb-Modul), und das Personal nimmt die Auswahl am Bildschirm vor. Bei approval plans (Standing Orders) kann der Bibliotheksdienstleister definierten Einblick ins Bibliotheksmanagementsystem erhalten und selbst die Vorakzession vornehmen.

Für die bei Online-Ressourcen verbreiteten Preisverhandlungen siehe 8.1.7 Preisverhandlungen bei Online-Ressourcen in Bibliotheken.

Metadaten werden ergänztDie Metadaten werden ergänzt um:

• die gewünschte Exemplarzahl,

• Erschließungsdaten wie Notation oder Signatur, ggf. Interessenkreise. Im Idealfall bezieht die Bibliothek die Metadaten von einem Bibliotheksdienstleister, der Metadaten mit vollständigen Erschließungsdaten liefert. Das spricht für die Verwendung standardisierter statt bibliothekseigener Erschließungssysteme.

• Standortangabe, Bibliothekssigel u. dgl.

• ggf. Kostenstelle. Anzustreben ist, dass Kostenstellen im Bibliotheksmanagementsystem Standorten, Medienarten usw. zugeordnet werden, so dass das System einen Vorschlag einträgt.

• Lieferant. Sinnvollerweise werden Fachgebieten, Verlagen usw. Lieferanten im Bibliotheksmanagementsystem zugeordnet, so dass das System einen Vorschlag einträgt.

Schließlich werden die Bestelldatensätze an die Lieferanten gesendet. Für die verbreiteten Bibliotheksmanagementsysteme einerseits und die Informationssysteme des Buchhandels andererseits stehen Schnittstellen zur Verfügung.

Üblicherweise stehen in Bibliotheksmanagementsystemen Mahnroutinen zur Verfügung.

• Lokale Lieferanten sollten die gelieferten Medieneinheiten geordnet an bezeichneter Stelle ins Regal stellen. Andernfalls beginnt die Zugangsbearbeitung mit dem Auspacken der Kartons.

• LieferkontrolleBei der Lieferkontrolle werden die gelieferten Medieneinheiten mit der Bestellung verglichen: Wurde geliefert, was bestellt wurde? Das Augenmerk muss sich auch auf Auflage, Einbandart usw. richten. Erforderlichenfalls erfolgt Umtausch oder Rückgabe.

• RechnungskontrolleBei der Rechnungskontrolle werden die gelieferten Medieneinheiten mit der Rechnung verglichen. Bei sachlicher und rechnerischer Richtigkeit wird die Rechnung an die zuständige Stelle (Universitätskasse usw.) weitergeleitet.

• InventarisierungBei der Inventarisierung wird eine Eigentumskennzeichnung an der körperlichen Medieneinheit vorgenommen. Üblich ist ein Eigentumsstempel auf der Rückseite des Titelblatts. Die Inventarordnungen des Öffentlichen Dienstes werden meist so interpretiert, dass eine Zugangsnummer vergeben wird, die sowohl an der Medieneinheit angebracht (meistens auf der Rückseite des Titelblatts eingeschrieben) wie auch im Metadatensatz festgehalten wird.

• LaufzettelOb es erforderlich ist, einen Laufzettel ins Buch einzulegen, auf dem die weiteren Arbeitsstationen aufgelistet sind und der den weiteren Geschäftsgang steuert, sollte sorgfältig geprüft werden.

• Weiterleitung an die nächste Bearbeitungsstation.

sämtliche Metadaten online bezogenEs sollte angestrebt werden, dass sämtliche Metadaten online bezogen werden, so dass Inhalts- und Formalerschließung als eigene Bearbeitungsstationen entfallen. Besser als die Einrichtung einer eigenen Arbeitsstation ist es, den Bibliothekaren und Bibliothekarinnen, die die Medienauswahl vornehmen, Gelegenheit zu geben, einzelne Medieneinheiten, bei denen eine tiefere Erschließung gewünscht wird, beim Bestellvorgang vorzumerken, so dass die vertiefte eigene Erschließung nachträglich erfolgt, ggf. auch nachdem der erste Benutzer die Medieneinheit ausgeliehen und zurückgegeben hat.

• SignaturschildAusdrucken und Anbringen des Signaturschilds,

• Buchsicherungsträger, VerbuchungsträgerAnbringen des Buchsicherungsträgers und des Verbuchungsträgers, meistens ein RFID-Etikett,

• Foliierungggf. eine buchbinderische Bearbeitung. Üblich ist in Öffentlichen Bibliotheken die Foliierung.

Bei einer Analyse und Neugestaltung des Geschäftsgangs sollte in Betracht gezogen werden, Elemente der technischen Medienbearbeitung mit anderen Arbeitsschritten zu kombinieren. Beispielsweise kann das Signaturschild im Zusammenhang mit der Zugangsbearbeitung ausgedruckt und angebracht werden. Die unter 8.1.6.3 beispielhaft genannten Bibliotheksdienstleister bieten an, die Medieneinheiten in ausleihfertiger Bearbeitung zu liefern.

Freischaltung im NetzBei Online-Ressourcen erfolgt jetzt die Installation und Freischaltung im Netz.

LiegezeitBei der Schlusskontrolle richtete sich das Augenmerk darauf, ob die Bearbeitung korrekt erfolgte. Freilich bedeutet der Zeitbedarf der Schlusskontrolle – vor allem die Liegezeit der Medieneinheiten –, dass die Neuzugänge um diese Zeit den Benutzern vorenthalten werden. Die meisten Bibliotheken haben auf die Schlusskontrolle als eigenen Arbeitsschritt im Geschäftsgang verzichtet.

Bei Online-Ressourcen erfolgt oft eine befristete Testphase, in der ausgewählte oder alle Nutzer die Ressourcen nutzen und um Feedback gebeten werden.

Sofern noch nicht bei früheren Schritten geschehen oder nicht automatisierbar, wird am Ende In Bearbeitungder Prozesskette der Status am Exemplardatensatz von „In Bearbeitung“ auf „Ausleihbar“ bzw. „Präsenzexemplar“ geändert. Dann wird das Exemplar ins Regal eingestellt bzw. bei vorbestellten Exemplaren für den Besteller zur Abholung bereitgelegt oder an den Besteller verschickt. Ggf. wird der Besteller benachrichtigt.

Online-Ressourcen stehen mit der Freischaltung im Netz zur Verfügung. Ggf. wird die Freischaltung – so bei umfangreichen Paketen von E-Books und elektronischen Zeitschriften oder neuen Datenbanken – mit Werbung für diese Produkte verbunden.