Arbeiten in Zeiten von Covid-19: Homeoffice als Alternative richtig nutzen

Für Klarheit sorgen

Die Unternehmen sollten ihre Erwartungen an Erreichbarkeit und zu erledigende Aufgaben im Homeoffice klar an die Mitarbeiter kommunizieren. Laut Deloitte sollten generelle Spielregeln formuliert werden, die dann von den Abteilungen und Teams auf die konkreten Bedürfnisse angepasst werden.

„Homeoffice bedeutet nicht, rund um die Uhr verfügbar zu sein oder arbeiten zu müssen. Es braucht hier klare Vereinbarungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Es kann beispielsweise helfen, Nicht-Verfügbarkeitszeiten im Kalender einzutragen“, betont Christian Havranek, Partner bei Deloitte Österreich.

Auch den Kunden sollten die veränderten Arbeitsmodalitäten kommuniziert und für Klarheit hinsichtlich Erreichbarkeit, Verfügbarkeit und etwaigen Einschränkungen bei Services gesorgt werden.

Homeoffice vereinbaren

Homeoffice darf nicht einseitig vom Arbeitgeber angeordnet werden, sondern muss zwischen Mitarbeitern und Unternehmen vereinbart werden. Dabei ist eine zeitliche Befristung oder ein Widerrufsvorbehalt wichtig, damit keine Rechtsansprüche für die Zukunft entstehen. Außerdem sollte die Vereinbarung den vorübergehenden Arbeitsort sowie etwaige Kostenübernahmen definieren. Des Weiteren sollte geprüft werden, ob Homeoffice bereits in den Datenschutzrichtlinien des Unternehmens geregelt ist. „Auch ein kurzer Schriftverkehr per E-Mail kann übrigens als Vereinbarung angesehen werden“, ergänzt Havranek.

Führungskräfte ins Boot holen

Führungskräfte haben eine große Vorbildwirkung und sind Multiplikatoren. Unternehmen sollten daher mit ihren Führungskräften die an sie gestellten Erwartungen sowie ihre Rolle klären. Führungskräfte sollten auch innerhalb ihres Teams Spielregeln konkretisieren und veränderte Modalitäten für Zusammenarbeit und Kommunikation besprechen.

„Während im Büroalltag die Absage eines Teammeetings oft nicht so gravierend ist, sollten sich Führungskräfte mit jenen Mitarbeitern, die ausschließlich im Homeoffice arbeiten, regelmäßig abstimmen und einen engen Kontakt pflegen“, empfiehlt Barbara Kellner, Managerin bei Deloitte Österreich.

Flexibel bleiben

Generell müssen Unternehmen in der aktuellen Situation flexibel bleiben. So können auch Mitarbeiter, deren Tätigkeiten nicht auf den ersten Blick idealtypisch für Homeoffice geeignet sind, manche Aufgaben für einen begrenzten Zeitraum durchaus produktiv von zu Hause erledigen.

„Die Arbeitssituation in den eigenen vier Wänden ist mitunter aus den verschiedensten Gründen nicht ideal. Wenn beispielsweise Kinder aufgrund von geschlossenen Betreuungseinrichtungen zuhause sind, können Mitarbeiter im Homeoffice unter Umständen nicht zu denselben Zeiten oder am Stück arbeiten, wie im Büro. Hier sollte man als Arbeitgeber Flexibilität und Verständnis zeigen“, bestätigt Kellner.

Ausstattung und Tools evaluieren

Im Zusammenhang mit Homeoffice müssen auch aus technischer Sicht einige Fragen beantwortet werden. Unternehmen sollten klären, bei welchen Mitarbeitern ein kurzfristiges Nachrüsten mit Laptop oder Smartphone sinnvoll und möglich ist. Auch sollte eruiert werden, welche Tools bereits im Unternehmen zur Verfügung stehen, die das Zusammenarbeiten erleichtern könnten. Oftmals gibt es außerdem Schulungsbedarf seitens der Mitarbeiter.

„Instant-Messaging-Dienste werden mittlerweile bei den meisten Unternehmen eingesetzt. Viele Mitarbeiter wissen aber nicht wie man diese Tools für Videokonferenzen nutzt oder wie man gemeinsam Unterlagen bearbeitet. Die Einsatzmöglichkeiten und Funktionen sind rasch erklärt und erweitern die Möglichkeiten der Zusammenarbeit“, erläutert Barbara Kellner.

Aus Erfahrungen lernen

Gerade in einer Ausnahmesituation sollten Unternehmen auf Rückkoppelungsschleifen achten und mit den Mitarbeitern sowie Führungskräften im Dialog bleiben. Stolpersteine im Alltag und Verbesserungspotenziale sollten identifiziert und besprochen werden.

„Mittels sogenannter Pulse Surveys, also kurzen Online-Befragungen auf Teamebene, können Stimmungsbilder und Ansatzpunkte für Anpassungsnotwendigkeiten erhoben werden. Das kann dabei helfen, schnell auf Defizite zu reagieren und die herausfordernde Zeit optimal zu meistern“, so Christian Havranek abschließend.