Digitalisierung des Rechnungswesens: Was bringt die Zukunft?

Eine Studie der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG zur Digitalisierung des Rechnungswesens hat ergeben, dass 61 % der befragten Unternehmen die COVID 19-Pandemie als Digitalisierungsbeschleuniger empfinden, doch trotzdem werden viele Technologien noch nicht genutzt. Dabei müssen immer mehr Daten in immer kürzerer Zeit bearbeitet werden. Die Frage lautet also nicht, ob Unternehmen digitalisieren wollen, sondern wann Unternehmen abgehängt werden, sofern sie sich dem Wandel verweigern. Um sich am Markt halten zu können, ist es für Unternehmen unumgänglich, ihre Prozesse zu digitalisieren.

In einem Bereich wie dem Rechnungswesen geht es vor allem darum, den Digitalisierungsvorgang möglichst homogen zu gestalten, um Prozesse effektiv standardisieren zu können. Inkonsequenz durch etwaige Hybridlösungen können das Zusammenspiel verschiedener Technologien erschweren. So bemängeln 60 % der befragten Unternehmen aus oben genannter Studie fehlende Durchgängigkeit digitaler Prozesse. Dabei liegen die Vorteile auf der Hand: Es beginnt bereits mit der Erhöhung der Arbeitsproduktivität, denn Geschwindigkeit ist eine der größten Herausforderungen bei der Bewältigung großer Datenmengen. Rechnungen beispielsweise müssen schnell geprüft und freigegeben werden. Durch digitale Prozesse können Dokumente schneller bearbeitet, Entscheidungen zu Sachverhalten schneller getroffen und die Durchsuchung großer Datenarchive schneller durchgeführt werden. Auch die Arbeitsqualität steigt durch digitale Prozesse. Dort, wo manuell gearbeitet wird, kann es durch Unkonzentriertheit, Unwissenheit oder schlicht einem Mangel an Zeit zu Fehlern kommen. Durch digitale automatische Prozesse wird die Fehlerquote auf ein Minimum gesenkt. Nicht zuletzt können Druckkosten eingespart werden, wo digitale Prozesse papierlos werden.

Das bringt die Zukunft

Nach der KMPG-Studie werden digitale Schnittstellen zwischen Lieferanten und Kunden an Relevanz gewinnen. 37 % der Unternehmen nutzen bereits digitale Plattformlösungen für ihre Eingangsrechnungen. Aber immerhin 38 % haben keine Umstellung auf digitale Plattformen geplant. Bei den Ausgangsrechnungen sind es ungleich mehr. So geben 60 % der befragten Unternehmen an, Plattformlösungen zu nutzen und nur 7 % haben so etwas nicht geplant. Bei der Rechnungsprüfung wird mehrheitlich auf Handarbeit gesetzt, so lassen 62 % der Unternehmen die sachliche Rechnungsprüfung und 54 % die formelle Rechnungsprüfung von Mitarbeitern erledigen.

Dabei könnten Technologien wie KI, maschinelles Lernen oder In-Memory-Datenbanken diesen Vorgang schneller erledigen. Doch nur 15 % der Unternehmen nutzen neuronale Netze. Bei In-Memory-Datenbanken sind es 24 %. Spitzenreiter sind Big-Data-Analysetools mit 28 % und Cloud-Lösungen 49 % der befragten Unternehmen. Wer auf Technologien wie KI setzt, der hat einen Vorsprung vor Marktteilnehmern ohne entsprechende Technologie und dieser wird nur sehr schwer aufzuholen sein.