E-Rechnung: Was auf Unternehmen zukommt

Egal welche Rechtsform, egal welche Branche: Vom Thema Rechnungsstellung sind alle Unternehmerinnen und Unternehmer betroffen. Und bisher galt: In welcher Form eine Rechnung gestellt wird, ist zunächst erst einmal egal: „Ob handschriftlich oder noch auf der alten Schreibmaschine, ob per E-Mail als PDF versandt oder doch lieber per Post – wichtig ist nur, dass die Rechnung alle Pflichtangaben enthält“, sagt Büsra Karadag, Steuerberaterin bei Ecovis in Düsseldorf. Zu den Pflichtangaben jeder Rechnung gehören:

• der vollständige Name und die Anschrift des Unternehmers und des Leistungsempfängers,
• die Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer,
• das Ausstellungsdatum und die fortlaufende Rechnungsnummer,
• die Menge und Bezeichnung der Lieferung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung,
• Liefer- oder Leistungszeitpunkt sowie
• das nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselte Entgelt.

Harmonisierung über Ländergrenzen hinweg

Doch mit der Wahlfreiheit bei der Form der Rechnung ist nun bald Schluss. Bereits ab dem Jahr 2025 sollen Papier- und PDF-Rechnungen der Vergangenheit angehören. Auch in Deutschland sollen dann für alle B2B-Umsätze E-Rechnungen obligatorisch sein. „Damit folgt Deutschland anderen europäischen Ländern, beispielsweise Italien, die uns in Sachen Digitalisierung weit voraus sind“, erklärt Luisa Damm, Steuerberaterin bei Ecovis in Dresden. Gerade für Unternehmen, die international Geschäfte machen, wird das einiges vereinfachen

Das Ziel der Harmonisierung innerhalb der Europäischen Union können wir aus Sicht unserer länderübergreifend aktiven Mandanten deshalb nur begrüßen. — Damm

Und das ist nicht der einzige Vorteil, den die E-Rechnung mit sich bringen soll. Die Nutzung von E-Rechnungen ermöglicht eine medienbruchfreie Verarbeitung, sorgt für verkürzte Durchlaufzeiten und letztendlich für weniger Verwaltungskosten. „Langfristig kann die Einführung der E-Rechnung auch zu mehr Sicherheit im Zahlungsverkehr führen“, erklärt Damm. Das Vorhaben der Bundesregierung ist als Maßnahme bereits im Entwurf des Wachstumschancengesetzes festgehalten, das Ende August beschlossen wurde.

Eingeführt werden soll ein bundesweit elektronisches System zum Erstellen, Prüfen und Weiterleiten von Rechnungen. Der erste Schritt dahin ist dann die verpflichtende E-Rechnung für alle nationalen sowie für die grenzüberschreitenden B2B-Umsätze. Die E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz, dessen Informationen sich in verschiedene andere Systeme einspeisen lassen. „Betriebe sollten schon jetzt mit den Vorbereitungen zur Einführung der E-Rechnung starten. Denn das wird auch Prozesse im Betrieb ändern, die sich einspielen müssen“, sagt Damm.

Aber was ist mit kleinen und mittelständischen Betrieben oder Freiberuflern? „Auch sie müssen sich umstellen“, sagt Steuerberaterin Karadag. Zwar sei absehbar mit Ausnahmen oder Härtefallregelungen zu rechnen, doch ob es sich lohne, diese auch in Anspruch zu nehmen, sollten Unternehmerinnen und Unternehmer gut überlegen: „Wenn die meisten Unternehmen auf E-Rechnung umstellen, werden sie wenig Interesse daran haben, Rechnungen einzelner Geschäftspartner wieder von Hand in ihre Systeme einzupflegen. Das widerspricht den Effizienzgewinnen“, erklärt Karadag. Und: Auch wenn die Härtefallregelung für ein Unternehmen selbst greift, so müssen die E-Rechnungen anderer Unternehmen ebenfalls verarbeitet und archiviert werden. Denn ohne eine E-Rechnung dürfen Leistungsempfänger künftig den Vorsteuerabzug nicht geltend machen.

Rechtzeitig die Umstellung planen

Für alle Unternehmen bedeuten die neuen Vorgaben daher zunächst einmal Mehrbelastungen. Um eine E-Rechnung zu erstellen, müssen sie in entsprechende technische Lösungen investieren. Steuerberaterin Damm empfiehlt:

Achten Sie dabei unbedingt darauf, dass Sie die Software eines Anbieters wählen, der auch die entsprechenden Schnittstellen zu den Systemen Ihres Steuerberaters bereitstellt.

Dazu kommt der Aufwand, ein solch neues System sicher handzuhaben und mit den eigenen relevanten Daten zu befüllen. „Planen Sie ausreichend Zeit ein, um auch den eigenen Kundenstamm in das neue System einzuspeisen“, rät Damm. „Bei allem Aufwand, steht fest: Die Digitalisierung kann Vorteile mit sich bringen – wenn Sie sie zügig angehen. Wir unterstützen Sie gern dabei."