Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Ab Juli 2022 ist sie Pflicht

Was Unternehmen und Personalabteilungen beachten müssen, erklärt Ecovis-Steuerberater Ralf Adamitza in Stralsund.

Was genau bedeutet elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Arbeitgeber kennen den „gelben Zettel“. Diese Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gab es bisher vom Arzt nur in Papierform. Arbeitnehmer mussten sie beim Arbeitgeber abgegeben. Für die AU-Bescheinigung gibt es künftig ein elektronisches Verfahren. „Für Arbeitgeber und Lohnbüros bedeutet das neue elektronische Verfahren weniger Zettelwirtschaft“, fasst Ralf Adamitza zusammen, „also ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung des Lohnprozesses und der Lohnabrechnung.“

Arbeitnehmer müssen dann nur noch ihre Arbeitsunfähigkeit ihrem Arbeitgeber mitteilen, etwa per Telefon oder E-Mail. Der Arbeitgeber kann dann die eAU direkt über das Lohnabrechnungsprogramm bei der Krankenkasse abrufen. Die Informationen der AU-Bescheinigungen sind dann nicht mehr per Hand einzutragen, sie sind automatisch ins Lohnprogramm eingespielt.

Gibt es dann den gelben Zettel vom Arzt nicht mehr?

In der Pilotphase zwischen dem 01.01.2022 und 30.06.2022 gelten die gelben Zettel vom Arzt weiterhin. Ab 01.07.2022 sollen diese vollständig wegfallen. Arbeitnehmer bekommen dann nur noch für ihre Unterlagen einen Ausdruck. Arbeitgeber müssen die eAU abrufen.

Das Verfahren gilt nicht für privat krankenversicherte Arbeitnehmer. Diese bekommen weiterhin eine Papierbescheinigung. Dasselbe gilt, wenn ein Arbeitnehmer zu einem Privatarzt oder einem Arzt im Ausland geht.

Wie erfahren Arbeitgeber dann, dass Mitarbeiter krank sind und für wie lange?

Arbeitnehmer müssen auch künftig ihrem Arbeitgeber unverzüglich mitteilen, dass sie arbeitsunfähig sind. Daran ändert sich durch die eAU nichts. Der Arbeitgeber ruft dann die eAU ab und bekommt so von der Krankenkasse mitgeteilt, wie lange der Arzt den Arbeitnehmer krankgeschrieben hat.

Wie kommt die elektronische AU vom Arzt zum Arbeitgeber und was müssen Arbeitgeber dann damit tun?

Der Arzt, der den Arbeitnehmer krankschreibt, meldet dies elektronisch an die Krankenkasse des Arbeitnehmers. Diese wiederum stellt dem Arbeitgeber die eAU zum Abruf bereit. Der Arbeitgeber muss dann nur noch über das Lohnabrechnungsprogramm die eAU abrufen.

„Wichtig: Der Arbeitgeber muss die eAU aktiv abrufen. Es gibt keine automatische Meldung an den Arbeitgeber“ sagt Steuerberater Adamitza. Daher ist der Arbeitgeber darauf angewiesen, dass ihn der Arbeitnehmer informiert. Erst dann ist der Arbeitgeber zum Abruf berechtigt.

Können Arbeitgeber während der Pilotphase das System testen?

Es ist auf jeden Fall sinnvoll, den Abruf während der Pilotphase zu testen. So kann man sich bereits mit der Funktionsweise und dem Vorgehen vertraut machen und kommt später beim verpflichtenden Abruf nicht in Schwierigkeiten. „Arbeitgeber sollten den Anbieter ihres Lohnabrechnungsprogramms fragen, wie der Abruf funktioniert.“, empfiehlt Steuerberater Adamitza, „der jeweilige Anbieter sollte in den ersten Monaten des Jahres 2022 eine Lösung dazu anbieten.“

Wie können sich Personalabteilungen vorbereiten?

Bisher haben die Personalabteilungen die gelben Zettel eingepflegt. Dieser Prozess ändert sich jetzt und ist an das neue elektronische Verfahren anzupassen. „Testen Sie möglichst früh, damit Sie für Ihr Unternehmen den besten Ablauf finden“, rät Ralf Adamitza, „aufgrund des neuen Verfahrens gibt es noch keine Best-Practice-Beispiele.“

Folgende Fragen sollten Sie zur Prozessgestaltung klären und auch gegebenenfalls an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kommunizieren:

• Wie und in welcher Form sollen Arbeitnehmer eine Arbeitsunfähigkeit melden?
• Wer ist Ansprechpartner für die Arbeitnehmer bei Arbeitsunfähigkeit?
• Wie stellen Sie sicher, dass die Meldung des Arbeitnehmers im Lohnabrechnungsprozess berücksichtigt ist?
• Rufen Sie die eAU sofort ab oder erst bei Erstellung der Lohnabrechnung?

Besonderheit Minijob: für eAU müssen Arbeitgeber die Krankenkasse kennen

Bisher war es für Arbeitgeber von Minijobs unwichtig, bei welcher gesetzlichen Krankenkasse ein Minijobber versichert ist. Das ändert sich jetzt. Damit Arbeitgeber für Minijobber die eAU abrufen können, müssen sie deren Krankenkasse kennen und erfassen. Dies sollte für alle bestehenden Minijobs im Laufe des ersten Halbjahrs 2022 erfolgen. In neuen Verträgen sollten Sie die Krankenkasse bereits im Personalfragebogen abfragen.