Jedes zweite Unternehmen geht die Digitalisierung nicht strategisch an

Hinzu kommt die kontinuierliche Aneignung digitaler Kompetenzen. Denn die Digitalisierung ist für viele Unternehmen ein Akt, der nicht von heute auf morgen geschieht und nur wer über das notwendige Know-how verfügt, kann die Digitalisierung im Unternehmen erfolgreich mitgestalten und umsetzen. Soweit die Theorie. Doch in der Praxis sieht es in vielen deutschen Betrieben noch anders aus. Wie aber genau?

Zweifelsfrei schreitet die digitale Transformation in den Betrieben voran, doch viele gehen dabei ohne Plan und eher ad hoc vor. Aktuell hat ca. die Hälfte der Unternehmen keine langfristigen Planungen innerhalb ihrer Unternehmensstrategie verankert. Dort wo es nachvollziehbar „brennt“ versucht man durch spontane und teils überhastete Maßnahmen zu korrigieren. Das gilt insbesondere für die Digitalisierung von Prozessen. Häufig werden nur einzelne Prozesse digitalisiert, ohne durchgängige Ende-zu-Ende-Konzepte und Beteiligung aller interner und externer Stakeholder.

Insbesondere kleinere Betriebe scheuen sich vor digitalen Eingriffen in ihre bestehenden Prozesse und zögern viel zu lang, wenn es um die Realisierung digitaler Vorhaben geht. Kostenfaktor, Zeitmangel, mangelndes internes IT-Know-how und fehlende externe Beratung sowie Unterstützung, Hinderungsgründe gibt es reichlich aus Sicht der Unternehmens-Entscheider. Solange die Auftragsbücher prall gefüllt sind, der Umsatz wächst, die Prozesse nicht am Limit sind, alles kein Problem! Doch wichtig ist der Blick über den Tellerrand hinaus. Unternehmen müssen sich dessen bewusst sein, welches Potential in der Digitalisierung steckt. techconsult-Studien belegen immer wieder den positiven Einfluss der Digitalisierung, nicht nur auf betriebswirtschaftliche Kennzahlen, sondern auch auf Wohlfühlfaktoren und die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Die Liste der Vorteile digitaler Prozesse ist allerdings weitaus länger. Transparenz, Fehlerreduzierung, weniger Routinearbeit sowie eine höhere Datensicherheit und die automatisierte Archivierung unter Berücksichtigung der Aufbewahrungszeiten, sind Vorzüge, die zum Beispiel das digitale Dokumentenmanagement betreffen. Es zeigt sich, dass nicht nur kleine Unternehmen digitalen Nachholbedarf haben, auch in größeren Unternehmen gibt es deutliche Defizite im Dokumentenmanagement.

Papierloses Büro noch Zukunftsmusik

Schränke voller Aktenordner sind noch immer keine Seltenheit und das papierlose Büro scheint bei vielen noch in weiter Ferne. Wie unsere Studienergebnisse zeigen, gehören manuelle papierbasierte Prozesse vielfach noch zur Tagesordnung und dies über alle Unternehmensgrößen hinweg. Am Beispiel der Personalakte sehen wir, dass nur jedes zweite Unternehmen seine vorhandenen Personalakten bisher vollständig digitalisiert. In den übrigen Unternehmen stapeln sich noch Aktenordner. Selbst bei der Beschaffung und Rechnungsverwaltung heißt es noch lange nicht „Papier adé“! Abgelegte Papierrechnungen sind trotz der voranschreitenden Digitalisierung in vielen Unternehmen immer noch gängige Praxis.

Zugriff in Krisenzeiten wie der aktuellen Corona-Pandemie? Für nahezu jedes zweite Unternehmen kaum möglich! Um einen Schritt hin zum papierlosen Büro zu gehen, kommen Unternehmen nicht umhin, sich auch mit der Digitalisierung vorhandener Papierdokumente zu beschäftigen. Das Scannen der Dokumente ist für viele der erste Schritt; in Anbetracht des absehbaren Volumens allerdings auch ein großer.

Das Coronavirus wurde nun für viele Unternehmen zum unfreiwilligen Treiber der Digitalisierung. Die Verlegung ins Homeoffice offenbarte schmerzhaft die Schwächen der bisher manuellen Prozesse und führte die Unternehmen zu den so typischen partiellen Digitalisierungs-Maßnahmen. Es ist davon auszugehen, dass die positiven Erfahrungen im Umgang mit der Digitalisierung, deren Verankerung in der Strategie prägen werden. Potenzial gibt es zuhauf. Das papierlose Büro ist ein zentraler Schritt zur Digitalisierung der Unternehmen und ein wichtiger für die Umwelt.