Reisekostenerstattungen für Fahrtkosten – Teil 1

Bei der Anhebung der Entfernungspauschale werden jedoch nur Fernpendler bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte geringfügig steuerlich entlastet, nicht jedoch Arbeitnehmer, die für dienstliche Fahrten ihr eigenes Fahrzeug nutzen.

Reisekostenerstattung

Wenn ein Arbeitnehmer eine Dienstreise macht, kann er Fahrtkosten im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Der Werbungskostenansatz beläuft sich nach derzeitigem Stand der Dinge unverändert auf 0,30 Euro pro tatsächlich gefahrenen Kilometer. Diesen Betrag kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer als Reisekostenersatz steuerfrei ersetzen.

Tatsächliche Kosten gemäß Belegnachweis

Nutzt der Arbeitnehmer für eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit öffentliche Verkehrsmittel, z. B. Bus, Bahn, Flugzeug oder ein Taxi, kann der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern die tatsächlich entstandenen Kosten gemäß Belegnachweis steuerfrei erstatten.

Nutzt der Arbeitnehmer seinen eigenen PKW, kann der Arbeitgeber die Kosten entweder pauschal erstatten oder in Höhe anteiligen Kosten, die dem Arbeitnehmer tatsächlich entstanden sind.

Pauschale Erstattung

Erstattet der Arbeitgeber bei Nutzung eines eigenen Fahrzeugs die Fahrtkosten pauschal, darf der Erstattungsbetrag 0,30 Euro pro tatsächlich gefahren Kilometer nicht übersteigen. Angesichts der aktuellen Energiepreise und der bekanntermaßen stark gestiegenen Kraftfahrzeugkosten ist der pauschale Kilometersatz für dienstliche Fahrten seit geraumer Zeit für den Arbeitnehmer nicht mehr kostendeckend. Wenn der Arbeitgeber einen höheren Betrag als den gesetzlich zulässigen Höchstbetrag erstattet, handelt es sich in Höhe des übersteigenden Betrags um Arbeitslohn, der sowohl der Verbeitragung zur Sozialversicherung als auch der Verbeitragung zur Sozialversicherung zu unterwerfen ist. Daher ist es empfehlenswert, die Reisekostenerstattung auf Grundlage der tatsächlich entstandenen Fahrzeugkosten durchzuführen.

Ermittlung der tatsächlichen Fahrzeugkosten

Wie bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel können dem Arbeitnehmer alternativ seine tatsächlich entstandenen Kosten steuerfrei erstattet werden. In diesem Zusammenhang muss ein durchschnittlicher individueller Kilometersatz ermittelt werden.

Die Fortsetzung dieses Beitrags, in der u. a. auf unmittelbare und mittelbare Fahrzeugkosten eingegangen wird, finden Sie kommende Woche in Ihrer Newsletterausgabe 29/2022!

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungs­erfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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