Umsatzsteuersenkung und Schlussrechnung: Wer nicht aufpasst, verliert bares Geld

Wie Unternehmer zu ihrem Geld kommen und dabei die Umsatzsteuersenkung korrekt berücksichtigen, erklärt Ecovis-Steuerberater Dirk Wellner von Ecovis in Greifswald im Beispiel.

Ein Beispiel: Auftragssumme 40.000 Euro netto

Der Unternehmer Peter Mustermann hat zu Beginn des Jahres einen Auftrag bekommen. Die Auftragssumme beträgt 40.000 Euro netto.

Anzahlung: 32.000 Euro plus 19 % Umsatzsteuer

Am 15.04.2020 bekommt Peter Mustermann eine Anzahlung in Höhe von netto 32.000 Euro. Inklusive der damals gültigen Umsatzsteuer von 19 % sind das brutto 38.080 Euro. Darin enthalten sind 6.080 Euro Umsatzsteuer. Diese zahlt Peter Mustermann im April ans Finanzamt.

Schlussrechnung mit 16 % Mehrwertsteuer

Im Oktober führt Peter Mustermann die Leistung aus und stellt die Schlussrechnung. Jetzt muss er die volle Auftragssumme mit 16 % Umsatzsteuer ausstellen, statt wie bei Auftragsannahme angenommen mit 19 %. Außerdem muss er die Anzahlung berücksichtigen und in der Rechnung darstellen.

Die korrekte Schlussrechnung zum aktuellen Umsatzsteuersatz von 16 % sieht so aus:

Die Anzahlung ist jetzt in der Schlussrechnung berücksichtigt. Der Auftraggeber muss die Restzahlung von 8.320 Euro bezahlen. Er zahlt damit also den richtigen Bruttobetrag der Schlussrechnung und begleicht seine Schulden.

Jetzt muss Peter Mustermann den Vorgang richtig in seiner Umsatzsteuervoranmeldung erklären. „Passieren hier Fehler, dann zahlt der Unternehmer möglicherweise zu viel Umsatzsteuer“, warnt Ecovis-Steuerberater Dirk Wellner. Denn aus der Anzahlung hat Peter Mustermann 19 % Umsatzsteuer ans Finanzamt gezahlt. Aufgrund der Umsatzsteuersenkung muss der Unternehmer auf den gesamten Auftrag aber nur noch 16 % Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen.

Nur mit der korrekten Umsatzsteuervoranmeldung kommt der Unternehmer an sein Geld

„Damit der Unternehmer am Ende den richtigen Nettobetrag auch tatsächlich in der Tasche hat, muss er bei der Umsatzsteuervoranmeldung aufpassen“, warnt Ecovis-Steuerberater Wellner. Denn dem Finanzamt schuldet er insgesamt nur 6.400 Euro Umsatzsteuer. Bei der Anzahlung hat er aber schon 6.080 Euro ans Finanzamt gezahlt.

Die Buchhaltung muss den Vorgang richtig erfassen

„Weil zur Zeit der Anzahlung noch der höhere Umsatzsteuersatz von 19 % galt, ist jetzt die Buchhaltung gefragt, damit sie den Vorgang richtig erfasst“, erläutert Steuerberater Wellner. Die Anzahlung vom April bleibt unverändert. Die Korrektur erfolgt in der Umsatzsteuervoranmeldung Ende Oktober. Hier ist zum einen der vollständige Umsatz von 40.000 Euro netto mit dem jetzt gültigen Umsatzsteuersatz von 16 %, also 6.400 Euro, zu erfassen und in Zeile 28 der Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) einzutragen. Damit nun nicht zu viel Umsatzsteuer abgeführt wird, ist die erhaltene Anzahlung als negativer Umsatz zum Steuersatz 19 % zu erfassen und in Zeile 26 einzutragen – sprich minus 32.000 Euro Umsatzerlöse zu 19 % und minus 6.080 Euro Umsatzsteuer zu 19 %.

Wie viel Umsatzsteuer Peter Mustermann aus der Schlussrechnung zahlen muss

Peter Mustermann muss im Oktober nur noch 320 Euro Umsatzsteuer (6.400 minus 6.080 Euro) ans Finanzamt zahlen. „Dieses getrennte Vorgehen ist notwendig, damit man zum richtigen Ergebnis kommt“, sagt Wellner, „vor allem darf der vereinnahmte Restbetrag von 8.320 Euro nicht einfach auf einen Netto-Betrag heruntergerechnet werden oder über ein reines Automatikkonto nacherfasst werden.“