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Innerbetriebliche Beschwerdestelle: Eine Lösung für Konflikte am Arbeitsplatz

14.08.2023  — Online-Redaktion Verlag Dashöfer.  Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.

Konflikte gibt es in jedem Unternehmen einmal. Zur Konfliktlösung am Arbeitsplatz kann die Beschwerdestelle beitragen. Wir zeigen Ihnen die Schritte zu deren Gründung und zum Ablauf einer Beschwerde. Schaffen Sie ein offenes, vertrauensvolles Umfeld für ein respektvolles Arbeitsklima!

Was ist eine innerbetriebliche Beschwerdestelle?

Kommt es im Unternehmen zu Problemen, Konflikten oder sogar zu Missständen, können sich die Mitarbeitenden an die innerbetriebliche Beschwerdestelle wenden. Die vertrauliche Anlaufstelle innerhalb eines Unternehmens ist ein wichtiger Mechanismus, um ein offenes und transparentes Arbeitsumfeld zu fördern. Gleichzeitig können dadurch Mitarbeitende vor möglicher Diskriminierung, Mobbing, Belästigung oder anderen Verstößen gegen Unternehmensrichtlinien geschützt werden. Ziel ist es, Konflikte frühzeitig zu erkennen und angemessen zu lösen, um das Betriebsklima zu verbessern und die Arbeitszufriedenheit zu steigern.

Die Einrichtung einer Beschwerdestelle innerhalb des Betriebs ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass Mitarbeitenden ihre Anliegen ohne Angst vor Repressalien oder Vorurteilen vorbringen können. Es bietet den Betroffenen eine geschützte Umgebung, in der sie sich gehört fühlen und die Gewissheit haben, dass ihre Beschwerden ernst genommen und vertraulich behandelt werden.

Die Einrichtung einer innerbetrieblichen Beschwerdestelle

Die Gründung einer Beschwerdestelle ist in der Regel eine Leitungsaufgabe. Sie erfordert sorgfältige Planung, klare Richtlinien und die Bereitschaft des Managements, die Bedenken der Mitarbeitenden ernsthaft anzugehen. Diese Schritte sind bei der Gründung einer solchen Stelle zu beachten:

  1. Analyse der Unternehmenskultur: Bevor eine Beschwerdestelle eingerichtet wird, sollten Sie die bestehende Unternehmenskultur analysieren. Führen Sie Umfragen, Interviews oder Workshops durch, um die Bedenken und Erwartungen der Mitarbeitenden besser zu verstehen. Identifizieren Sie potenzielle Konfliktquellen und Herausforderungen, die adressiert werden sollten.
  2. Erstellen Sie klare Richtlinien und Verfahren: Wie soll mit Beschwerden umgegangen werden? Legen Sie fest, wie Anliegen eingereicht und bearbeitet werden sollen. Benennen Sie dabei klare Richtlinien und Prozesse. Vertraulichkeit und Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen für die Beschwerdeführer sind das A und O.
  3. Schulung und Sensibilisierung: Sensibilisieren Sie alle Mitarbeitenden, einschließlich des Managements, für die Bedeutung der Beschwerdestelle und die richtige Handhabung mit Beschwerden. Bieten Sie Schulungen zu Themen wie Konfliktlösung, Kommunikation und Vielfalt am Arbeitsplatz an.
  4. Räumliche und personelle Ressourcen: Stellen Sie sicher, dass Sie über ausreichende Ressourcen verfügt, um effektiv zu arbeiten. Dazu gehören geeignete Räumlichkeiten für vertrauliche Gespräche sowie qualifizierte Mitarbeitende oder externe Berater:innen, die die Anliegen der Beschwerdeführenden professionell bearbeiten können.
  5. Implementierung und Überwachung: Setzen Sie die Beschwerdestelle in Betrieb und überwachen Sie ihre Leistung regelmäßig. Sammeln Sie Feedback von den Mitarbeitenden, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren und effektiver zu arbeiten.

Nehmen wir an, ein Mitarbeiter fühlt sich durch einen Kollegen belästigt – So könnte der Beschwerdeweg aussehen:

Schritt 1: Einreichung der Beschwerde:
Der Mitarbeiter informiert die Beschwerdestelle schriftlich oder mündlich über sein Anliegen. Den Erhalt wird bestätigt und die Beschwerdestelle informiert den Mitarbeitenden über den weiteren Ablauf.

Schritt 2: Untersuchung und Beweissicherung:
Die Beschwerdestelle führt eine gründliche Untersuchung durch, indem sie sowohl den Beschwerdeführer als auch den Beschuldigten anhört. Zeugen, die möglicherweise Informationen haben, werden ebenfalls befragt, und relevante Beweise werden gesammelt.

Schritt 3: Entscheidungsfindung:
Auf der Grundlage der Untersuchungsergebnisse trifft die Beschwerdestelle eine Entscheidung. Wenn die Beschwerde begründet ist, werden angemessene Maßnahmen ergriffen, um das Problem zu lösen und weitere Verstöße zu verhindern.

Schritt 4: Kommunikation der Ergebnisse:
Die Beschwerdestelle informiert den Beschwerdeführer über die Ergebnisse der Untersuchung und die ergriffenen Maßnahmen. Gleichzeitig wird der Beschuldigte über die Vorwürfe und etwaige Konsequenzen informiert.

Schritt 5: Nachverfolgung und Überwachung:
Die Beschwerdestelle überwacht die Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen und den Fortschritt des Konfliktlösungsprozesses. Gegebenenfalls können weitere Schritte unternommen werden, um sicherzustellen, dass das Problem vollständig gelöst wurde.

Was sehr förmlich klingt, braucht in der Praxis sehr viel Fingerspitzengefühl. Die Mitarbeitenden der Beschwerdestelle müssen sich darum bemühen unvoreingenommen und diskret vorzugehen. Gelingt dies, kann eine gut etablierte Beschwerdestelle dazu beitragen, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen, das auf Vertrauen, Respekt und Offenheit basiert. Weitere Informationen, auch auf Basis des § 13 AGG, bekommen Sie in unserem Online-Seminar „Aufbau einer innerbetrieblichen Beschwerdestelle nach § 13 AGG“.

Bild: Priscilla Du Preez (Unsplash, Unsplash Lizenz)

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