Der Steuerfuxx – Die trügerische Firmenkreditkarte oder Weniger ist oft mehr

Die Rudolph Ritter KG ist eine mittelständische Familienpersonengesellschaft, die in der Werbe- und Marketingbranche tätig ist. Zu den Prüfungsschwerpunkten bei der KG gehören hohe Grundstückskosten, hohe Repräsentationskosten und Reisekosten.

Der Sachverhalt

Bei der Sichtung der Buchführungsunterlagen fällt dem Prüfer auf, dass in der Finanzbuchhaltung diverse Eingangsrechnungen fehlen. Stattdessen liegen eine Vielzahl von Eigenbelegen vor. Hierbei handelt es sich um Vordrucke, auf denen die Internetadresse www.spesenritter.de eingedruckt ist. Der Prüfer recherchiert und stellt fest, dass laut diesem Internetportal das Finanzamt angeblich dazu verpflichtet sei, auch Eigenbelege anzuerkennen, z.B. wenn Ausgabenbelege verlorengegangen sein sollten. Aufgrund der Vielzahl dieser Eigenbelege schaut der Betriebsprüfer etwas genauer hin.

Bei der Prüfung der Reisekosten werden folgende Feststellungen getroffen:

Im April 01 unternahm der Unternehmer eine rund siebzehntägige tägige Geschäftsreise nach New York / USA.

Pauschale Reisekosten

Im Rahmen seiner Reisekostenabrechnung macht der Unternehmer u.a.

pauschale Übernachtungskosten in Höhe von 16 Tagen x 282 Euro = 4.512 Euro geltend, darüber hinaus

pauschale Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 14 Tagen x 58 Euro = 812 Euro und 2 Tagen x 39 Euro = 78 Euro, Summe 890 Euro

insgesamt also 4.512 + 890 = 5.402 Euro.

Eine Kürzung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen, z.B. in Zusammenhang mit (aktiven) Geschäftsfreundebewirtungen wurde nicht durchgeführt.

Eigenbelege

Darüber hinaus befinden sich in den Buchführungsunterlagen zahlreiche Eigenbelege, z.B. für Trinkgelder und Bewirtungsaufwendungen, insgesamt umgerechnet ca. 1.289 Euro. Die vom Unternehmer geltend gemachten Reisekosten (Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Reisenebenkosten) werden seinem Verrechnungskonto gutgeschrieben. Die Flugkosten in Höhe von 6.500 Euro werden direkt von der Gesellschaft getragen.

Auf Nachfrage des Betriebsprüfers nach der Unterkunft teilte der Unternehmer mit, dass er bei einem Geschäftsfreund in Long Island logierte. Unmittelbare Geschäftsbeziehungen unterhielt er mit diesem Geschäftsfreund bislang zwar noch nicht. Der Unternehmer wollte jedoch über seinen Geschäftsfreund, bei dem es sich um einen ehemaligen Schulkameraden handelte, neue geschäftliche Kontakte in Übersee knüpfen. Konkrete Nachweise, welche Geschäftsbeziehungen auf dieser langen Reise nach New York geknüpft worden sind sowie einen detaillierten Reiseplan konnte der Unternehmer jedoch nicht vorlegen.

Weil der Unternehmer eine Firmenkreditkarte hatte, wurden auch eine Vielzahl privater Aufwendungen über das Kreditkartenkonto gebucht. Dabei wurden die Kosten, die privat veranlasst waren, dem Unternehmer über sein Verrechnungskonto belastet. Diese Regelung ist grundsätzlich nicht zu beanstanden, soweit von der Gesellschaft keine privat veranlassten Aufwendungen getragen werden.

Die steuerliche Würdigung

Der Betriebsprüfer kommt schnell zur Erkenntnis, dass die Reise im Wesentlichen nicht betrieblich, sondern privat veranlasst ist.

Dafür sprechen insbesondere die vergleichsweise lange Reisedauer und der wenig konkrete Anlass der Reise, nämlich die Knüpfung von neuen geschäftlichen Kontakten in Übersee. Darüber hinaus bezahlte der Unternehmer mit seiner Firmenkreditkarte zahlreiche private Aufwendungen. Diese Aufwendungen haben sich zwar steuerlich nicht ausgewirkt, weil sie seinem Verrechnungskonto belastet wurden. Gleichwohl ist die Kreditkartenabrechnung in den Buchführungsunterlagen enthalten und hinterlässt den nachhaltigen Eindruck, dass die Reise eben nicht, wie vom Unternehmer dargelegt, betrieblich, sondern im Wesentlichen privat veranlasst ist. Ob der Unternehmer auf seiner Reise tatsächlich geschäftliche Kontakte geknüpft hat, mag aufgrund der Begleitumstände dahingestellt bleiben.

Der Unternehmer machte neben den Flugkosten auch pauschale Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwendungen gewinnmindernd als Reisekosten geltend. Dabei übersah er, dass pauschale Übernachtungskosten nur noch in Arbeitnehmerfällen von Arbeitnehmern gegenüber ihrem Arbeitgeber im Rahmen der betrieblichen Reisekostenabrechnung steuerlich geltend gemacht werden können.

In allen anderen Fällen können Übernachtungskosten nach aktueller Rechtslage nur noch dann steuerlich anerkannt werden, wenn diese betrieblich veranlasst sind und die tatsächlichen Aufwendungen vom Unternehmer durch geeignete Belege nachgewiesen werden. Daher handelt es sich hinsichtlich der geltend gemachten pauschalen Übernachtungskosten in Höhe von 4.512 Euro nicht um Betriebsausgaben.

Aufgrund der vorliegenden Begleitumstände wird die gesamte Reise im Rahmen der Betriebsprüfung nicht als Betriebsausgabe anerkannt. Die Reise ist nicht betrieblich, sondern privat veranlasst. Daraus resultiert ein steuerlicher Mehrgewinn in Höhe von rund 13.200 Euro.

Weniger Betriebsausgaben:

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungs­erfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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