Die E-Rechnung wird ab 2025 für Unternehmer und Selbstständige Pflicht

Das Wachstumschancengesetz wurde am 27. März 2024 im Bundesgesetzblatt I verkündet. Damit ist die neue elektronische Rechnung (E-Rechnung) ab 2025 verpflichtend anzuwenden.

Was E-Rechnungen sind

E-Rechnung sind Rechnungen in einem bestimmten gesetzlich vorgegebenen Datenformat. Eine Datei im PDF-Format gilt nicht als E-Rechnung. Damit muss jeder Unternehmer bis 2025 die technischen Voraussetzungen schaffen, um E-Rechnungen ausstellen und empfangen zu können.

Wer E-Rechnungen empfangen und ausstellen muss

Ob ein Unternehmer eine E-Rechnung ausstellen muss, richtet sich nach der Leistungsart und dem Leistungszeitpunkt.

• Eine E-Rechnung ist für Umsätze gegenüber einem im Inland ansässigen Unternehmer auszustellen
• Auf eine E-Rechnung verzichten lässt sich in folgenden Fällen:
  • Kleinbetragsrechnungen (Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt)
  • Fahrausweise
  • Umsätze, die nach Paragraph 4 Nr. 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz (UStG) steuerfrei sind. Darunter fällt zum Beispiel auch die steuerfreie Vermietung von Immobilien an andere Unternehmer (Paragraph 4 Nr. 12 UStG).
• Darüber hinaus gibt es zeitlich begrenzte Übergangsregelungen. Bis einschließlich 2026 ist es noch zulässig, Papier- und PDF-Rechnungen auszustellen. Für 2027 gilt dies nur noch, wenn der ausstellende Unternehmer im Jahr 2026 nicht mehr als 800.000 Euro Umsatz (im Sinne des Paragraphen 19 Abs. 3 UStG) erzielt hat. Zusätzlich ist noch eine spezielle Übergangsregelung für PDF-Rechnungen im EDI-Verfahren vorgesehen.

Während es für die Ausstellung Übergangsregelungen und Ausnahmen gibt, muss jeder Unternehmer bereits ab 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das gilt unabhängig davon, ob der Unternehmer bereits E-Rechnungen ausstellt. Maßgebend ist, was der leistende Unternehmer tut.

Mit der neuen Regelung ist klar, dass die E-Rechnung beispielsweise auch für Kleinunternehmen, pauschalierende Landwirtinnen und Landwirte oder Selbstständige gilt.
Nadine Gerber, Steuerberaterin bei Ecovis in Falkenstein

Was die Einführung der E-Rechnung für Unternehmer bedeutet

In der Praxis wird sich die E-Rechnung erst einspielen müssen – bis alle Beteiligten ihre Prozesse umgestellt haben. So müssen sich Unternehmer bereits beim Einkauf als solche zu erkennen geben. „Denn nur dann kann der leistende Unternehmer eine ordnungsgemäße E-Rechnung ausstellen und der Vorsteuerabzug durch den Käufer zulässig sein“, erklärt Gerber.

Ein Beispiel: Kauft ein Unternehmer oder ein Selbstständiger einen Drucker online oder im Einzelhandel, wäre zu prüfen, ob der Drucker über 250 Euro kostet. Wenn ja, ist für den Einkauf eine E-Rechnung auszustellen und zu übermitteln. Nur dann erhält der Käufer auch den Vorsteuerabzug für das Gerät.