Gesetzliche Vorgabe mit Effizienzbooster: E-Rechnungspflicht beschlossen

Auch wenn das Gesetz für Ausgangsrechnungen großzügige Übergangsfristen bis Ende 2027 vorsieht, empfiehlt es sich, die nötige Umstellung der Abläufe rund um die Rechnungen zügig anzugehen, da der Empfang von E-Rechnungen ab dem ersten Tag verpflichtend ist. Zudem stellen sich Unternehmen damit nicht nur langfristig rechtssicher auf, sondern profitieren auch frühzeitig von den Effizienzvorteilen, die ein vollständig digitaler Rechnungsprozess mit sich bringt.

Die E-Rechnungspflicht gilt als Gamechanger der digitalen Transformation in Deutschland. Sie lässt die Papierrechnung zumindest im B2B-Bereich zum aussterbenden Modell werden. Der gesamte, dann datenbasierte Rechnungsprozess samt Archivierung wird deutlich schlanker und transparenter. Wenn Rechnungen digital vorliegen, können Eingangsrechnungen grundsätzlich schneller verarbeitet, Ausgangsrechnungen einfacher erstellt, versendet und archiviert werden. Freigabeworkflows auch mit Personen aus unterschiedlichen Abteilungen lassen sich deutlich effizienter und vor allem auch ortsunabhängig realisieren.

Automatisierung mit bewährten Formaten

Zudem macht die E-Rechnung automatisierte Abläufe möglich. Statt aufwendiger manueller Eingaben können die elektronischen und strukturieren Daten aus den Rechnungen dann automatisiert in die Buchführungssoftware fließen und mit einem immer höher werdenden Automatisierungsgrad in der Steuerberatungskanzlei direkt verarbeitet werden. Zudem werden Prozesskosten eingespart, die im papiergebundenen Prozess angefallen sind. Von Papier und Briefumschlägen, über Druckkosten und Porto bis hin zu Ordnern und Aktenschränken lässt sich einiges rationalisieren.

Um den Anforderungen des Gesetzes gerecht zu werden, benötigen Unternehmen Software, die E-Rechnungen nach den Vorgaben der Europäischen Norm EN16931 verarbeiten können. Die E-Rechnung ist dort als Rechnung definiert, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird sowie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat in Hinweisen zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze schon frühzeitig die Zulässigkeit der bewährten Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Vers. 2.0.1) bestätigt. Ausgereifte Lösungen, um Rechnungen gemäß diesen Standards zu erstellen und zu empfangen, existieren bereits und sind seit Jahren etabliert.

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