Homeoffice: So rüsten Arbeitgeber ihre Mitarbeiter aus und sparen dabei Steuern

Laptop, Smartphone und Co. steuerfrei überlassen

Bekommen Arbeitnehmer vorübergehend technische Ausrüstung fürs Homeoffice, dann bleibt das steuerfrei. Neben Laptop oder Telefon kann der Arbeitgeber auch Zubehör, wie Monitor, Drucker oder auch ein Virusprogramm steuerfrei überlassen. Auch die private Nutzung beispielsweise eines Smartphones inklusive Vertrag bleibt steuerfrei. „Selbst wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine Entgeltumwandlung vereinbaren, bleiben Überlassung und Privatnutzung steuerfrei“, sagt Ecovis-Steuerberaterin Anne Thätner in Ribnitz-Damgarten.

1. Beispiel: Technische Ausstattung gegen Gehaltsverzicht für private Handynutzung

Für die Arbeit im Homeoffice bekommt der Arbeitnehmer einen Laptop für 2.500 Euro und ein Smartphone für 900 Euro inklusive Vertrag für monatlich 50 Euro. Der Arbeitnehmer darf das Smartphone auch privat nutzen. Dafür verzichtet er auf 50 Euro Gehalt pro Monat. Die Überlassung des Smartphones und die Nutzung des Vertrags, auch für private Zwecke, bleiben steuerfrei. Die Überlassung des Laptops bleibt ebenfalls steuerfrei.

Was sich der Arbeitgeber spart:

Der Arbeitgeber spart 60 Euro Lohnkosten: 50 Euro zuzüglich etwa 20 % Sozialversicherungsbeiträge. Die laufenden Vertragskosten sind gedeckt und der Arbeitnehmer für das Homeoffice technisch ausgerüstet.

Was sich der Arbeitnehmer spart:

Der Arbeitnehmer bekommt etwa 30 Euro weniger Nettolohn: 50 Euro abzüglich etwa 20 % Sozialversicherungsbeiträge und etwa 20 % Steuern. Der Arbeitnehmer spart sich den Kauf eines eigenen Smartphones und bekommt den Vertrag vom Arbeitgeber gezahlt.

2. Beispiel: Geschenkt ist auch begünstigt – mit pauschaler Lohnsteuer

Will der Chef noch großzügiger sein, dann kann er dem Arbeitnehmer Laptop, Smartphone und Zubehör auch schenken, ihm also übereignen. Anders als bei der vorübergehenden Überlasssung geht das aber nicht per Entgeltumwandlung, sondern nur zusätzlich zum Arbeitslohn. Der Arbeitgeber zahlt auf den Wert der Gegenstände 25 % pauschale Lohnsteuer. Sozialversicherungsbeiträge fallen dann für Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht an.

Die Rechnung:

Der Arbeitgeber schenkt dem Arbeitnehmer zusätzlich zum Arbeitslohn einen Drucker, den er privat braucht. Der Drucker kostet 200 Euro.

3. Beispiel: Zuschuss zum privaten Telefon-/Internetanschluss – pauschal versteuert

Chefs können den privaten Internetanschluss des Arbeitnehmers bezuschussen. Bis zu 50 Euro pro Monat kann der Arbeitgeber so pauschal besteuert dem Arbeitnehmer zukommen lassen. Übernimmt der Arbeitgeber die 25 % pauschale Lohnsteuer, dann sparen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Sozialversicherungsbeiträge. „Das geht aber nur, wenn der Betrieb die 50 Euro zusätzlich zum Gehalt zahlt, also keine Entgeltumwandlung vereinbart wird“, sagt Ecovis-Beraterin Anne Thätner, „zudem ist der Zuschuss auf die Höhe der tatsächlichen Kosten gedeckelt. Deshalb muss sich der Arbeitgeber mindestens einmal jährlich die Rechnung vorlegen lassen.“