Korrekturen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung – Teil 1

Soweit die Lohnkonten noch nicht abgeschlossen worden sind und die elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen noch nicht vom Arbeitgeber an das Betriebsstättenfinanzamt übermittelt worden sind, kann eine Korrektur bzw. eine Rückrechnung zu einem späteren Zeitpunkt im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgen.

Soweit die Lohnkonten bereits abgeschlossen worden sind und die Lohnsteuerbescheinigungen bereits an das Betriebsstättenfinanzamt übermittelt worden sind, darf keine Korrektur mehr im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgen.

In diesem Fall ist der Arbeitgeber nach Maßgabe von § 41c Absatz 4 EStG dazu verpflichtet, eine entsprechende Mitteilung an das Betriebsstättenfinanzamt zu machen. Die notwendigen Korrekturen werden dann bei den Arbeitnehmern außerhalb der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Rahmen der Veranlagung zur Einkommensteuer erfasst und dabei die zu wenig bzw. zu hoch einbehaltenen Lohnsteuerabzugsbeträge korrigiert.

Korrekturen in Zusammenhang mit Entschädigungszahlungen nach Infektionsschutzgesetz

Die Corona-Krise ist zwar weitestgehend überstanden. Dennoch beschäftigen die Auswirkungen der Corona-Krise die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit unveränderter Nachhaltigkeit, z. B. bei der korrekten lohnsteuerlichen Würdigung von Verdienstausfallentschädigungen nach § 56 Absatz 1 des Infektionsschutzgesetzes.

Bekanntermaßen mussten sich viele Arbeitnehmer in Zusammenhang mit der Corona-Krise auf Anordnung des Gesundheitsamts als Krankheits- oder Ansteckungsverdächtige in Quarantäne begeben. Im Regelfall hatten diese Arbeitnehmer Anspruch auf eine Verdienstausfallentschädigung nach Maßgabe von § 56 Absatz 1a IfSG, die der Arbeitgeber zunächst verauslagt hat und später eine Erstattung von der Entschädigungsbehörde erhielt. Die Verdienstausfallentschädigung war für den Arbeitnehmer bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen steuerfrei und unterlag dem Progressionsvorbehalt (vgl. § 3 Nummer 25 in Verbindung mit § 32b Absatz 1 Satz 1 Nummer Buchstabe e EStG).

Ob und in welcher Höhe die vom Arbeitgeber gewährte Verdienstausfallentschädigung tatsächlich nach § 3 Nummer 25 EStG steuerfrei war, ergab sich häufig erst nachträglich nach einer finalen Prüfung durch die zuständige Entschädigungsbehörde. Wenn sich In diesem Zusammenhang zu einem späteren Zeitpunkt herausstellt, dass der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern ganz oder teilweise zu Unrecht eine steuerfreie Verdienstausfallentschädigung gewährt hat, ist er nach Maßgabe von § 41c Absatz 1 EStG dazu verpflichtet, die noch nicht erhobene Lohnsteuer im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung bei der nächsten Lohnzahlung einzubehalten bzw. zu viel erhobene Lohnsteuer bei der nächsten Lohnzahlung zu erstatten.

Dies ist nach Maßgabe von § 41c Absatz 3 EStG in Verbindung mit R 41c.1 Absatz 7 LStR jedoch nur dann möglich, wenn der Arbeitgeber die Lohnkonten noch nicht abgeschlossen und die elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen noch nicht an das Betriebsstättenfinanzamt übermittelt hat.

Unzutreffende Lohnversteuerung zugunsten bzw. zuungunsten des Arbeitnehmers

Weil es sich rechtlich nicht um eine zulässige bloße Korrektur eines zunächst unrichtig übermittelten Datensatzes handelt (vgl. R 41c.1 Absatz 7 Satz 2 LStR), darf der Arbeitgeber keine Richtigstellung im Rahmen einer berichtigten elektronischen Lohnsteuerbescheinigung durchführen. Weil eine Richtigstellung im Rahmen einer berichtigten elektronischen Lohnsteuerbescheinigung unzulässig ist, muss der Arbeitgeber daher andere Maßnahmen in die Wege leiten. Welche Maßnahmen erforderlich sind, hängt davon ab, ob es sich um eine unzutreffende Lohnversteuerung zugunsten des Arbeitnehmers oder um eine unzutreffende Lohnversteuerung zuungunsten des Arbeitnehmers handelt.

Die Fortsetzung folgt in der nächsten Ausgabe unseres Newsletters.

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungs­erfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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