Neues BMF-Schreiben zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei Auslandsdienstreisen

Die Neuregelungen gelten für Dienstreisen ab dem 01.01.2021. Die Auslandsreisekostentabelle enthält in den Spalten 1 und 2 die für das jeweilige Reiseland geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen, die Spalte 3 die Pauschbeträge für Übernachtungskosten.

• Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen (1. Spalte)
  • Pauschbetrag für mehrtägige Auswärtstätigkeiten
    bei einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden je Kalendertag
• Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen (2. Spalte)
  • Pauschbetrag für mehrtägige Auswärtstätigkeiten
    für den An- und Abreisetag
  • Pauschbetrag für eintägige Dienstreisen
    bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden je Kalendertag

Auslandsdienstreisen

Bei Dienstreisen vom Inland in das Ausland gilt der jeweilige Pauschbetrag des Ortes, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat.

Bei eintägigen Auslandsreisen und für Rückreisetage vom Ausland in das Inland ist der jeweilige Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Es wird also nicht auf das jeweilige Land abgezielt, in dem sich der Arbeitnehmer aufgehalten hat, sondern auf das Land, in dem der Arbeitnehmer tätig geworden ist.

Pauschbetrag für Luxemburg

Soweit ein Land in der Auslandsreisekostentabelle nicht genannt ist, ist der Pauschbetrag für Luxemburg anzusetzen; bei Übersee- und Außengebieten eines Landes, die in der Tabelle nicht ausgewiesen sind, ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag anzusetzen.

Flugreise über mehr als zwei Kalendertage

Erstreckt sich eine Flugreise über mehr als zwei Kalendertage, ist für die Tage, die zwischen dem Tag des Abflugs und dem Tag der Landung liegen, das für Österreich geltende Tagegeld maßgebend. Bei Schiffsreisen ist das für Luxemburg geltende Tagegeld und für die Tage der Einschiffung und Ausschiffung das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend (siehe auch R 9.6 LStR zu Verpflegungsmehraufwendungen als Reisekosten).

Bitte beachten Sie:

Bei Verpflegungsmehraufwendungen sind stets und ausschließlich die Pauschbeträge anzusetzen. Auch wenn die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers die hier genannten Pauschbeträge übersteigen, dürfen höchstens die in der Auslandsreisekostentabelle genannten Beträge steuerfrei erstattet werden. Werden höhere Beträge erstattet, handelt es sich stets um steuer- und ggf. beitragspflichtigen Arbeitslohn.

Bei den Übernachtungskosten hingegen können wahlweise auch die tatsächlichen Kosten angesetzt werden. Dies gilt auch dann, wenn die tatsächlichen Kosten die Pauschbeträge übersteigen.

Abweichungen von den gesetzlich zulässigen Höchstbeträgen

Der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern die auf einer Dienstreise entstandenen Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei erstatten, soweit die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge nicht überschritten werden. Erstattet der Arbeitgeber keine Reisekosten oder nur geringere Beträge, kann der Arbeitnehmer die Differenzbeträge im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Erstattet der Arbeitgeber höhere Beträge, als die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge, handelt es sich hinsichtlich der übersteigenden Anteile stets um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Pauschalversteuerung nach § 40 Absatz 2 Nr. 4 EStG

Soweit die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge um nicht mehr als 100 % überschritten werden, kann eine Pauschalversteuerung gemäß § 40 Absatz 2 Nr. 4 EStG mit einem Pauschsteuersatz von 25 % zuzüglich 5,5 % Solidaritätszuschlag und ggf. pauschaler Kirchensteuer durchgeführt werden. Wird von dieser Art der Pauschalversteuerung Gebrauch gemacht, handelt es sich nicht um sozialversicherungspflichtiges Entgelt.

Werden die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge um mehr als 100 % überschritten, ist eine Pauschalversteuerung gemäß § 40 Absatz 2 Nr. 4 EStG nicht möglich. Es handelt sich in voller Höhe um lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn.

Pauschalversteuerung nach § 40 Absatz 1 Nr. 1 EStG

Alternativ kann eine Pauschalversteuerung gemäß § 40 Absatz 1 Nr. 1 EStG durchgeführt werden. Hierbei hat der Arbeitgeber auf Grund der persönlichen Besteuerungsgrundlagen der betroffenen Arbeitnehmer einen gesonderten Pauschsteuersatz zu ermitteln.

Bitte beachten Sie, dass für die Pauschalversteuerung nach § 40 Absatz 1 Nr. 1 EStG ein entsprechender (formloser) Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt zu stellen ist.

Besteht kein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwendungen z. B. weil die Mindestabwesenheitsdauer von der Wohnung und der ersten Arbeitsstätte in Höhe von 8 Stunden nicht eingehalten wird, dürfen keine Reisekosten steuerfrei erstattet werden. Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall nach der in der Fachliteratur nicht unumstrittenen Auffassung der Finanzverwaltung keine Pauschalversteuerung gemäß § 40 Absatz 2 Nr. 4 EStG durchgeführt werden darf.

Zeitpunkt der Anwendung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen

Abzuzielen ist stets auf den tatsächlichen Zeitpunkt der Auswärtstätigkeit, nicht hingegen auf den Zeitpunkt der Reisekostenabrechnung. Insoweit ist für Auswärtstätigkeiten, die im Dezember 2020 durchgeführt, aber erst nach dem 01.01.2021 abgerechnet werden, das für 2020 geltende Recht anzuwenden. Bei Auslandsdienstreisen kommt in diesen Fällen die Auslandsreisekostentabelle in der Fassung bis zum 31.12.2020 zur Anwendung.

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungs­erfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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