Vorstandssitzung einer Stiftung

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Wesentliche Entscheidungen

Für die Vorstandssitzung - vor allem für die erste Vorstandssitzung - sollte eine Themenliste der Tagesordnung erstellt werden. Die Tagesordnungspunkte (TOPe) können ihrer Wichtigkeit nach oder zur besseren Übersicht nach Rubriken geordnet werden.

Bei der folgenden Themenliste handelt es sich um einen Vorschlag, der weder Anspruch auf Allgemeingültigkeit noch auf Vollständigkeit erhebt. Insbesondere müssen die TOPe den Vorgaben der Satzung entsprechen.

Wichtig ist bei jeder Einladung und Sitzung die Stiftungsatzung vor Augen zu haben. Dies ermöglicht, vor Ort die Gegenstände der Erörterung und anstehende Beschlüsse darauf zu überprüfen, ob sie satzungskonform gefasst werden (können).

Soweit nicht anders dargestellt, beziehen sich die nachfolgenden Ausführungen auf die Vorstandssitzung einer rechtsfähigen Stiftung. Gremiensitzungen von Treuhandstiftungen lehnen sich in der Praxis daran an.

1. Kontoführende Bank, Konten, Geldanlage/Vermögensverwaltung
2. Ermächtigung einzelner Vorstandsmitglieder
3. Geschäftsordnung
4. Ressortzuweisungen
5. Buchführung und Rechnungslegung
6. Grundsätze der Mittelverwendung, steuerlich zulässige Rücklagenbildung
7. Inhalt, Modalitäten und Start des Förderprogramms
8. Satzungsänderungen

Kommentare zu den einzelnen Tagesordnungspunkten finden Sie in dem Kapitel 8.1.5.1 Wesentliche Entscheidungen.

Weitere Entscheidungen

Für die ersten praktischen Schritte danach empfiehlt es sich, Aufgaben zu verteilen:

1. Ausarbeitung von Förderkriterien
2. Ansprache der vorgesehenen Begünstigten (Destinatäre)
3. Erstellung eines Wirtschaftsplans
4. Geschäftsausstattung, Internetauftritt, Flyer
5. Externe Berater (Recht, Steuern, Fundraising etc.)
6. D&O-Versicherung

Gerade bei größeren Gremien empfiehlt es sich, die Termine für die nächsten Sitzungen frühzeitig abzustimmen. Soweit eine Terminabstimmung auf elektronischem Weg sich nicht als besser erweist, gelingt ein Abgleich der Terminkalender in einer Sitzung erfahrungsgemäß am einfachsten.

Die Erläuterungen der einzelnen Aufgaben und Entscheidungen sowie weitere Tagesordnungspunkte für folgende Sitzungen finden Sie in Kapitel 8.1.5.2 Aufgabenverteilung, Vorbereitung weiterer Entscheidungen sowie in Kapitel 8.1.5.3 In Ergänzung: TOPe für folgende Sitzungen.

Quelle: Prof. Barbara Weitz, Prof. Burkhard Küstermann, Jörg Martin