Eventmanagement

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Ob Arbeitsessen, Jubiläen, Konferenzen, ein Tag der Offenen Tür oder sonstige Anlässe: Häufig übernimmt eine Sekretärin oder Assistentin das Eventmanagement für Veranstaltungen von A - Z.

In den letzten Jahren sind die Ansprüche an eine Veranstaltung gestiegen. Es muss immer außergewöhnlicher, größer und interessanter sein. Insbesondere im geschäftlichen Bereich hängt sehr viel von dem Erfolg der Konferenzen oder Meetings ab. Events sind eine Visitenkarte Ihres Unternehmens. Deshalb sollten Sie nichts dem Zufall überlassen und das Eventmanagement systematisch mit dem richtigen Know-how durchführen.

Damit Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg wird, sollten immer die W-Fragen berücksichtigt werden:

• Warum soll die Veranstaltung stattfinden?
• Wer soll daran teilnehmen?
• Wann soll die Veranstaltung stattfinden?
• Wo soll die Veranstaltung stattfinden?
• Wie lange soll sie dauern?
• Was darf sie kosten?

Sind diese Fragen geklärt, kann mit der eigentlichen Arbeit des Eventmanagements begonnen werden.

Die Phasen des Eventmanagements

Die gesamte Veranstaltungsplanung in lässt sich in fünf Bereiche gliedern:

• Orientierungsphase
• Grobe Veranstaltungsplanung
• Detailplanung
• Aktionsplanung
• Nachbereitung

Während der Orientierungsphase werden alle groben Anhaltspunkte festgelegt. Die Eckdaten, das Veranstaltungsziel und die Zielgruppe werden definiert, es wird ein Budget- sowie ein Zeitplan erstellt, die bei der späteren Organisation hilfreich sind.

Bei der Veranstaltungsplanung stehen die Ideenfindung und die Erstellung eines ersten groben Ablaufplans im Vordergrund. Auch der Budgetplan nimmt in dieser Phase schon konkretere Züge an.

Ist die grobe Planung abgeschlossen, beginnt die Detailplanung. Es muss der richtige Veranstaltungsort gefunden und die Einladungen erstellt und rechtzeitig verschickt werden.

Mit der Aktionsplanung wird der Veranstaltung der letzte Schliff verliehen. Werden Tagungs- oder Ausstellungsräume benötigt, werden diese gebucht und entsprechend der Veranstaltung ausgestattet (Technik). Für die Gäste werden Hotelzimmer organisiert und eine angenehme Anreise sichergestellt. Das Rahmenprogramm wird ausgearbeitet und vorbereitet und Werbemaßnahmen konzipiert und realisiert.

Nach der Veranstaltung ist das Eventmanagement noch nicht abgeschlossen. Nun geht es um die Erfolgskontrolle und die letzte Budgetplanung (Feststellung der IST-Werte).

Plandaten für ein erfolgreiches Eventmanagement

Für ein erfolgreiches Eventmanagement müssen folgende Punkte immer berücksichtigt werden:

• Kostenplan:

  Planen Sie rechtzeitig, dann bleibt Ihnen viel Mühe erspart.

• Adressliste:

  Fangen Sie rechtzeitig an, alle Adressen und Telefonnummern zu sammeln, die für Ihre Veranstaltung wichtig sind.

• Delegieren:

  Besonders bei größeren Veranstaltungen ist es wichtig, Aufgaben abzugeben. Auch wenn Sie ansonsten keine Führungskraft sind - während des Eventmanagements sind Sie es. Denn hier ist Ihr Hauptproblem: den Überblick behalten. Verteilen Sie so viel Arbeit wie nur irgendwie möglich. Allerdings ist es nun auch Ihre Aufgabe, zu kontrollieren, ob alles so geschieht, wie Sie es wollen.

• Örtlichkeiten:

  Alles ist gut geplant? Was oft vergessen wird, ist die gewünschte Örtlichkeit nicht nur zu finden, sondern auch zu buchen.

• Einladen:

  Sie haben ein tolles Event organisiert - und keiner weiß davon. Also rechtzeitig Einladungen besprechen, vorbereiten und verschicken.

• Agenda:

  Ca. 10 Tage vor Veranstaltungsbeginn sollten Sie die letzten offenen Punkte im Griff haben. Erstellen Sie eine konkrete Agenda. Oft wird an diesem Punkt noch festgestellt, was alles "daneben" gehen kann, weil Wichtiges vergessen wurde.

• Eine Woche davor:

  In diesem Zeitraum sollten Sie die Tagungstechnik im Detail besprechen, sofern noch nicht geschehen. Was sind die Anforderungen der Referenten, Künstler, Redner?

• Letzte Checks:

  Sprechen Sie ca. 3 Tage vor Veranstaltungsbeginn noch einmal mit den Vertretern vor Ort. Prüfen Sie auch, ob mit den Referenten alles klar ist.

Budget

Ein wichtiger Bestandteil des Eventmanagements ist die Budgetierung. Die Frage lautet: Welche Kosten kommen durch die Veranstaltung auf Sie zu bzw. welche finanziellen Mittel stehen dafür bereit?

Unter dem Begriff "Budget" wird die Summe aller Kosten verstanden, die gemäß den zuvor festgelegten Eckdaten für die Planung der Veranstaltung veranschlagt wird. Im Veranstaltungsbudget kann folglich eine Vielzahl unterschiedlicher Kostenarten enthalten sein.

Praxis-Tipp:

Klären Sie zu Beginn der Planung mit Ihren Vorgesetzten: Welchen Spielraum haben Sie bei Verhandlungen mit den Anbietern? Haben Sie die Kompetenz, Leistungskürzungen vorzunehmen? Haben Sie genügend Vorlaufzeit für Ihre Planung, um Kosten zu sparen?

Zeitplan

DEN Zeitplan für Ihr Eventmanagement gibt es nicht, dafür sind die verschiedenen Veranstaltungstypen zu unterschiedlich. Grundsätzlich definiert sich Ihr Zeitplan aber über die wichtigsten Meilensteine während der Vorbereitungszeit. Und am besten organisieren Sie Ihren Zeitplan "von hinten", also zurück gerechnet vom Durchführungszeitpunkt Ihrer Veranstaltung.

Entscheidend für den Erfolg Ihrer Veranstaltung ist der Zuspruch durch die Teilnehmer. Versuchen Sie also herauszufinden, wann diese Zielgruppe über eine Teilnahme entscheidet, bzw. zu welchem Zeitpunkt ihr die wichtigsten Informationen über die Veranstaltung vorliegen müssen. Daraus leitet sich ab, wann Sie Werbung für Ihre Veranstaltung machen müssen und bis wann Sie die äußeren Parameter festgelegt haben müssen. Übersichtlich lässt sich ein solcher Zeitplan mit Hilfe eines Zeitstrahls erstellen.

Quelle: Gertrud Zeller