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Fluch und Segen zugleich – Die E-Mail-Kommunikation

01.10.2019  — Lukas Haß.  Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.

Die E-Mail ist aus unserem Leben nicht mehr wegzudenken. Geliebt wie gehasst, hilft Sie unsere Arbeitsabläufe produktiver zu gestalten oder treibt uns auch mal zur Weißglut. Mit dem richtigen Verständnis von guter E-Mail-Kommunikation kann man jedoch dem einen oder anderen Fauxpas entgehen.

QWERTYUIOP

48 Jahre ist es jetzt her, da huschte der erste elektronische Brief vom Arbeitszimmer des Amerikaners Ray Tomlinsons ins Zimmer seiner Arbeitskollegen nebenan. 1971 existierten noch keine herkömmlichen Computer, vom Internet mal ganz abgesehen. Und dennoch war es Tomlinson mittels seiner selbstbenannten und ebenfalls weltersten E-Mail-Adresse "tomlinson@bbntenexa" möglich, eine elektronische Nachricht weiterzuleiten. Der Inhalt seiner Mail: QWERTYUIOP, weder ein kryptischer Code noch ein Insider, sondern lediglich die oberste Buchstabenfolge amerikanischer Tastaturen.

Dass knapp 50 Jahre später täglich über 280 Milliarden (!) E-Mails quer über unseren Planeten verschickt werden, konnte der Erfinder damals kaum ahnen. Seitdem hat die E-Mail einen kometenhaften Aufstieg hinter sich gebracht und informiert, belustigt und verärgert Millionen von Menschen Tag für Tag gleichermaßen. Die E-Mail ist aus dem alltäglichen Leben kaum noch wegzudenken.

Die E-Mail bringt so viel Gutes mit sich … oder vielleicht doch nicht?

Der klassische Geschäftsbrief, so wie wir ihn kennen, verschwindet immer mehr in der Versenkung. Auch die Frequenz unserer Geschäftsanrufe nimmt mit zunehmenden Tempo ab. Grund dafür ist das Wunderwerk E-Mail. Schneller, einfacher, kostenlos. Die Vorteile der E-Mail-Nutzung sind offensichtlich, denn im Gegensatz zum herkömmlichen Brief müssen wir nichts mehr umständlich eintüten, das immer teurer werdende Porto fällt weg und natürlich ist der digitale Brief innerhalb von Sekunden beim Empfänger.

Die Mail ist einfach. Jeder versteht sie, jeder kann sie schreiben und jeder versendet sie ganz selbstverständlich. Angefangen bei den mit verwackelten Bildern gespickten Urlaubsaufnahmen von Helgoland der Großtante bis hin zum Versenden überlebenswichtiger Prüfungsunterlagen drei Minuten vor Ablauf der Deadline: E-Mail ist überall. Wer erreichbar sein will, hinterlässt ganz einfach seine Mail-Adresse. Ganz klar, ein großer Gewinn für unsere heutige Gesellschaft und eine der wichtigsten Erfindungen des 20. Jahrhunderts. Doch ganz so einfach ist es dann auch wieder nicht.

Wie viele E-Mails verschicken Sie?

Denn natürlich hat die E-Mail auch eine Kehrseite. Von vielen geliebt und von manchen gehasst ist die E-Mail einer der größten Zeitfresser in unserer täglichen Arbeit. Paradox, wenn man bedenkt, dass die E-Mail doch den langwierigen Schriftverkehr eben verkürzen sollte und man somit mehr Zeit mit anderen, wichtigeren Dingen verbringen kann.

Ob Arbeitnehmer oder Führungskraft: Bis zu 100 E-Mails am Tag sind keine Seltenheit. Die Devise lautet: Quantität vor Qualität. Eine Überinformation an Informationen sammelt sich in unseren Postfächern, verbunden mit dem Druck, jede E-Mail schnellstmöglich zu beantworten. Dass viele der Nachrichten in einem reinsten Prosa-Text verfasst werden und man sich erst mühsam die nötigen Informationen zusammensuchen muss, erleichtert die Sache nicht gerade.

Die bereits gelobte, ständige Verfügbarkeit lässt sich im Umkehrschluss auch negativ darstellen: Immer und überall können wir unsere E-Mails empfangen und versenden. Der technologische Fortschritt bietet die Möglichkeit, auf den unterschiedlichsten Geräten ganz flexibel auf Nachrichten zu reagieren. So werden dann eben auch schnell noch auf der heimischen Couch, drei Stunden nach Feierabend, ganz pflichtbewusst die E-Mails der Vorgesetzten beantwortet. Wo bleibt da die Zeit, um sich mit eben jenen wichtigeren Dingen zu beschäftigen? Ganz gleich ob im privaten Umfeld oder am Arbeitsplatz.

Digitaler Schriftverkehr ersetzt keine persönliche Kommunikation

Wie verwenden wir die E-Mail also optimalerweise, damit wir von den Vorzügen profitieren können? Das Wichtigste zuerst: Die E-Mail ersetzt kein persönliches Gespräch. Direkte Kontakte im Arbeitsleben sind von unermesslichem Wert, können so doch Missverständnisse und Dringlichkeiten sofort aus dem Weg geräumt werden. Haben Sie sich schon einmal über eine E-Mail des Kollegen geärgert, die Sie mit einer saftigen, vielleicht etwas zu unüberlegten Antwort quittiert haben, nur um im Nachhinein festzustellen, dass Sie es waren, der die erste Nachricht missverstanden hat? Das ist nicht nur peinlich, sondern kann das Betriebsklima nachhaltig schädigen.

Du bekommst einen Brief, der dich maßlos erbittert? Beantworte ihn sofort. In der ersten Wut. Und das laß drei Tage liegen. Und dann schreib deine Antwort noch mal. (Kurt Tucholsky)

Sie müssen nicht jede E-Mail sofort beantworten. Sie müssen auch nicht immer mit einem Auge am Posteingang festhängen, um ja keine Nachricht zu verpassen. Schauen Sie lieber weniger oft, dafür aber gründlicher in Ihr E-Mail-Postfach.

Und seien wir mal ehrlich: Wenn es sich wirklich um eine dringende und wichtige Angelegenheit handelt, ist ein schneller Anruf oder der Besuch im Büro nebenan doch der wahrscheinlich bessere Weg.

Grundregeln für gute (E-Mail-)Kommunikation

Mit einer paar Basics für die E-Mail-Kommunikation können Sie nicht nur unnötigen Stress vermeiden, sondern werden dadurch auch produktiver.

  • Schauen Sie maximal dreimal am Tag in Ihr Postfach. Können Sie nicht? Natürlich können Sie auch Sonderregeln bezüglich bestimmter Adressaten angeben. Aber weniger ist mehr!
  • Suchen Sie sich ein Mailprogramm, das Sie glücklich macht. Eines, dass Sie optisch anspricht und mit dem Sie gerne arbeiten.
  • Überlegen Sie sich gut, wen Sie alles in „CC“ oder „BCC“ setzen. Oftmals fühlen sich die Adressaten belästigt.
  • Formulieren Sie den Betreff aussagekräftig: Was wollen Sie mit Ihrer Nachricht sagen?
  • Befolgen Sie im Text die „KISS“-Regel: „Keep it short and simple!“ Sie sollten keinen Roman schreiben, reduzieren Sie auf das Nötigste. Natürlich sollten Sie dabei nicht den guten Umgangston oder die Rechtschreibung vernachlässigen
  • Noch einmal: Handelt es sich um eine wirklich Dringlichkeit oder einen Notfall, greifen Sie zum Telefonhörer oder werden Sie direkt beim gewünschten Ansprechpartner vorstellig. So ergibt sich vielleicht sogar die Gelegenheit zu einem kleinen Plausch.

Quellen und Hintergründe:



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