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Neue virtuelle Mitarbeitende mit Microsofts Copilot-KI-Agenten – was steckt dahinter?

05.11.2024  — Michelle Bittroff.  Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.

Microsoft Copilot erweitert seine Funktionen und bringt neue KI-Agenten auf den Markt: Diese Agenten unterstützen Unternehmen bei der Automatisierung von Arbeitsabläufen, verbessern die Zusammenarbeit und bieten datenbasierte Einblicke, die die täglichen Aufgaben optimieren können. Darum lohnt sich ein genauerer Blick!

Was sind KI-Agenten?

Copilot Agents, die neueste Innovation von Microsoft, sind KI-gestützte Assistenten, die entwickelt wurden, um Aufgaben in Microsofts Geschäftsanwendungen, wie Word, Excel, PowerPoint und Teams, zu erledigen. Sie wurden im Mai diesen Jahres vorgestellt und sind nun für alle verfügbar.

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Anwendungsbeispiele für Word, Excel, PowerPoint, Outlook & Teams

  • Arbeitserleichterungen durch MS Copilot
  • Demonstration praxisnaher Beispiele in den gängigen MS-Office-Anwendungen
  • Worauf kommt es bei einem guten „Prompt“ an?

Diese KI-Agenten, die mit Hilfe von Copilot Studio erstellt werden, sind für die Ausführung spezifischer Aufgaben konzipiert. Ihre Komplexität variiert jedoch: von einfachen Agenten, die lediglich Informationen suchen und bereitstellen, über fortgeschrittene Assistenten, die auch Empfehlungen aussprechen können, bis hin zu hochkomplexen Versionen, die besonders anspruchsvolle Aufgaben übernehmen. Diese Agenten treffen Entscheidungen auf der Grundlage der Präferenzen und des Kontexts des Nutzenden. Sie helfen bei Aufgaben wie der Erstellung von Inhalten, der Datenanalyse, der Organisation von Arbeitsabläufen und der Kommunikation und sind dabei noch proaktiver, da sie keine ständigen manuellen Eingaben durch den Benutzenden erfordern und ihn stattdessen selbständig mit Informationen versorgt!

Das bedeutet, dass Routineaufgaben wie Datenaggregation, Kampagnenmanagement oder die Erstellung von Berichten im Hintergrund erledigt werden, während Sie sich auf strategische Entscheidungen konzentrieren können.

Die neuen Fähigkeiten und Vorteile im Überblick

Einer der Hauptvorteile der Copilot-Agenten ist die Fähigkeit, alltägliche Aufgaben in allen Microsoft-365-Anwendungen zu automatisieren. Was heißt das konkret?

  1. Verbesserung der Zusammenarbeit in Microsoft Teams: Copilot-Agenten spielen eine Schlüsselrolle bei der Verbesserung der Zusammenarbeit in Microsoft Teams, indem sie Besprechungen zusammenfassen und bei der Echtzeitkommunikation helfen. Dies kann zum Beispiel bei Teambesprechungen von Vorteil sein! Mit Hilfe von Copilot-Agenten können wichtige Diskussionspunkte erfasst oder Folgeaufgaben an Teammitglieder verteilt werden, um sicherzustellen, dass nichts unter den Tisch fällt. Das hilft Teams, organisiert zu bleiben und reduziert den Aufwand, nach jeder Besprechung manuell Notizen zu machen oder Handlungsschritte zuzuweisen.
  2. Verbesserung der Datenanalyse in Excel: Excel ist seit langem ein beliebtes Werkzeug für die Datenanalyse und Copilot verbessert es durch die Analyse großer Datensätze, die Erkennung von Trends und die Erstellung von Prognosen. Auch hier können die Copilot-Agenten Rohdaten in visuelle Informationen umwandeln, z. B. in leichter zu interpretierende Grafiken, Diagramme oder Pivot-Tabellen. Die KI unterstützt den Anwendenden auch hier bei der Suche nach der richtigen Formel für eine bestimmte Aufgabe. Darüber hinaus erweitert Microsoft die Anzahl der verfügbaren Formeln und ermöglicht es Copilot in Excel nun, nicht nur mit Zahlen, sondern auch mit Textdaten zu arbeiten.
  3. Generierung von Inhalten in verschiedenen Anwendungen: Copilot-Agenten können in Word, PowerPoint und Outlook integriert werden, um bei der Erstellung von Inhalten zu helfen. In Word können ganze Dokumente auf der Grundlage eines Briefings oder vorhandener Inhalte erstellt werden, während sie in PowerPoint helfen, visuell ansprechende Präsentationen anhand eines einfachen Prompts zu erstellen. In Outlook können Copilot-Agenten bei der Erstellung von E-Mail-Entwürfen helfen oder lange E-Mail-Threads zusammenfassen, um Zeit und Aufwand bei der Verwaltung großer Kommunikationsmengen zu sparen.
  4. Anpassbare KI mit Copilot Studio: Das neu eingeführte Copilot Studio ermöglicht es Unternehmen, ihre Copilot-Agenten auf der Grundlage spezifischer Arbeitsabläufe und Aufgaben anzupassen. Dies bedeutet, dass verschiedene Teams die KI an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen können, von der Automatisierung bestimmter Teile der Kampagnenplanung bis hin zur Generierung einzigartiger Einblicke für Kundenberichte.

Diese kurze Zusammenfassung macht deutlich: Die Vorteile der neuen KI-Agenten sind für Führungskräfte wie für Mitarbeitende enorm und betreffen mehrere zentrale Aspekte der Unternehmensführung. Zunächst einmal steigern die Copilot-Agenten die Produktivität, indem sie wiederkehrende Aufgaben, wie die Berichterstellung oder Datenaggregation automatisieren und so mehr Zeit für strategische Tätigkeiten freigeben. Teams können so effizienter mit- aber auch untereinander arbeiten.

Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die erhebliche Zeitersparnis. Aufgaben, die früher viel manuellen Aufwand erforderten, wie die Erstellung von Berichten, Wettbewerbsanalysen oder die Formatierung von Dokumenten, werden nun automatisch von der KI übernommen.

Ein Ausblick

Copilot-Agenten fördern eine produktivere Arbeitsweise, indem sie die Mitarbeitenden von zeitraubenden Tätigkeiten entlasten und ihnen helfen, ihre Fähigkeiten optimal einzusetzen. Sie ermöglichen es Teams, schneller und gezielter auf Veränderungen zu reagieren, ohne dabei den menschlichen Faktor aus den Augen zu verlieren. Diese Art von KI wird daher in Zukunft Teil kreativer, strategischer und operativer Arbeitsprozesse sein, und die Zusammenarbeit zwischen Mensch und KI bleibt unumgänglich.

Bild: ThisIsEngineering (Pexels, Pexels Lizenz)

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