XRechnung: Welche Prozesse sind im Unternehmen betroffen?
16.07.2019 — Dirk J. Lamprecht. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
Folgende Fragen gilt es, vor der Einführung des XRechnungs-Formats zu beantworten:
- Erfüllt das bestehende ERP-System bereits die technischen Anforderungen? Kann die XRechnung nur gesendet oder auch empfangen werden?
- Wird nur mit beleghaften Papierrechnungen gearbeitet, ist eine Lösung zu finden, um einen digitalen Rechnungsprozess zu ermöglichen, Scannen und OCR-Software? Umstellung auf rein digitale Rechnungserstellung? GGf. ist das ERP-System anzupassen bzw. um ein Modul zur digitalen Rechnungserstellung zu erweitern.
- Kann das ERP-System keine entsprechenden Formate generieren, so ist das ERP-System über eine passende Exportschnittstelle zu erweitern. Der Export sollte (in jedem Fall) automatisch erfolgen, ohne (fehleranfällige) händische Eingaben.
- Wenn die Rechnungen digital erstellt werden, wie kommen die Stamm- und Rechnungsdaten in das System bzw. in die Rechnung? Wichtig ist dabei das Einfügen der sog. Leitweg-ID-Nummer.
- Wie wird die Rechnung versendet? E-Mail, De-Mail, EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach)/VPS (Virtuelle Poststelle des Bundes) oder wird die Portallösung verwendet? Diese ist nur bei geringer Rechnungsanzahl zu empfehlen, da aufwändig und fehleranfällig.
- Das Unternehmen muss einen Zugang zu einem PEPPOL Access Point aufbauen, hierzu kann ein Dienstleister beauftragt werden. Dieser Verfügt dann über einen zertifizierten PEPPOL-Access Point, über den die mit dem Empfänger ausgetauscht werden können.
- Ist eine Prüfung bzw. Überwachung der Abwicklung des Rechnungsversands im täglichen Betrieb möglich?
Aus der Sicht des Auftraggebers (öffentliche Hand) sind bei der Umstellung auf die XRechnung (ZUGFeRD-Rechnung) folgende Punkte zu beachten:
- Analyse und Beschreibung des bestehenden Rechnungseingangsprozesses. Welche Arbeitsschritte gibt es? Wie erfolgt die Rechnungsbearbeitung derzeit? Wie erfolgt die Eingangsbearbeitung und –prüfung (Leistung, Umsatzsteuer)? Sind die Rechnungen lesbar und unveränderbar? Wie und wann werden die Belege gebucht? Wie erfolgt die Archivierung?
- Welche EDV-Systeme werden genutzt und lassen sich mit diesen bereits elektronische Rechnungen erstellen? Unterstützen die Systeme die XRechnung bzw. ZUGFeRD 2.0?
- Erkennen und Beschreiben der Vor- und Nachteile, Prozessmodellierung.
- Beschreibung des Soll-Zustandes. Möglichkeiten zum Import der Daten prüfen. Weitere Prozesse die digitalisiert werden können?
- Einbindung der Mitarbeiter zu Erreichung der Akzeptanz. Können Aufgaben anders verteilt werden?
- Auswahl eines IT-Anbieters, der die Umsetzung unterstützt.
Der Autor:
Dirk J. Lamprecht leitet seit dem Jahr 2004 die Steuerrechtsabteilung in einer Göttinger Anwalts- und Steuerkanzlei. Daneben war er von 1999 bis 2010 Lehrbeauftragter der Fachhochschule Nordhessen und ist seit 2011 Lehrbeauftragter der Hochschule Bremen in den Bereichen Steuerlehre und Rechnungslegung. Weiterhin ist er als Unternehmensberater, Dozent und Prüfer im Rahmen der IHK-Prüfung zum/zur Bilanzbuchhalter/-in (national und international) sowie als Herausgeber und Autor tätig. Beim DIHK engagiert er sich ehrenamtlich im Bereich der Abschlussprüfung zum/zur Bilanzbuchhalter/-in.
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