Gute Vorsätze für die Selbstorganisation
22.03.2018 — Rebecca Prelle. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
Die bessere Selbstorganisation ist ein immer wieder gewählter guter Vorsätze bei Menschen, die im Büro arbeiten. Auch bei Ihnen? Dann habe ich ein paar Tipps, die Ihnen die Umsetzung erleichtern sollen, damit Sie nicht zu denjenigen gehören, die ihre guten Vorsätze bereits begraben.
Die tägliche E-Mail-Flut ist der größte Zeitfresser. Stellen Sie sich vor: Im Jahr 2016 wurden etwa 2.500.000 E-Mails verschickt – pro Sekunde! Kein Wunder, dass hieran viele verzweifeln. Eliminieren Sie diesen Zeitfresser so gut es geht, um Ihre Aufgaben insgesamt besser im Griff zu haben.
Wichtig ist aber, dass Sie sich nicht von ständig eingehenden Mails ablenken oder stören lassen. Stellen Sie in Ihrem E-Mail-Programm die Option aus, dass bei jeder eingehenden E-Mail ein Ton erklingt oder sich ein Info-Fenster öffnet. Das lenkt nur ab. Richten Sie besser zwei feste E-Mail-Fenster am Tag ein, in denen Sie sich um das Beantworten und Organisieren (Ablegen, Delegieren) der E-Mails kümmern. Das spart jede Menge Zeit für andere Aufgaben. Leeren Sie hierbei immer Ihren Posteingang, in dem Sie Ihre E-Mails entweder löschen, ablegen oder beantworten. So fassen Sie jede Nachricht nur ein einziges Mal an und nicht immer wieder. Ausnahme sind E-Mails, die nachzuverfolgende Aufgaben beinhalten. Diese sollten in die Aufgaben geschoben und mit einem entsprechenden Erinnerungsdatum versehen werden.
Schreiben Sie auch selbst weniger E-Mails, rufen Sie lieber kurz an und vermeiden Sie so zusätzliche Antwort-E-Mails in Ihrem Posteingang. Wenn Sie dazu noch ein gutes E-Mail-Ablagesystem haben, in dem Sie Nachrichten thematisch sinnvoll in Ordner ablegen, sparen Sie auch bei der Suche viel Zeit.
Viel Spaß und Erfolg wünscht Ihnen
Ihre
Rebecca Prelle
Die Autorin:
Rebecca Prelle ist staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin für Fremdsprachen und Korrespondenz, Fremdsprachliche Sekretärin (bsb) und verfügt über ein Diplom in "International Administration and Management" (ESA). In ihrer über 10-jährigen Berufspraxis hat sich Rebecca Prelle außerdem in vielen Weiterbildungen u. a. zur Personalassistentin qualifiziert. Seit 2010 gibt sie ihr Fachwissen, insbesondere zu den Themen Selbstmanagement, Chefentlastung, Selbstmarketing und Personalassistenz in Fachpublikationen weiter. Zwei Jahre lang leitete sie zudem die Hamburger Regionalgruppe des European Management Assistants e. V. Im Oktober 2014 wurde sie, noch unter ihrem Mädchennamen Rebecca Stache, zur "Besten Sekretärin Deutschlands" gekürt. Rebecca Prelle arbeitet aktuell in einem großen internationalen Logistik-Unternehmen in Hamburg.
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