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So wird die KI-Anwendung zur Nr. 1 für Ihre Office-Revolution: Experten-Interview mit Thomas Müller

05.11.2024  — Online-Redaktion Verlag Dashöfer.  Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.

Thomas Müller, Referent unseres Nr. 1 KI-Seminars, erläutert Ihnen, wie KI den Arbeitsalltag verändert, warum KI in Microsoft Office mehr als nur ein Trend ist und wie man als Einsteiger oder Einsteigerin direkt loslegen kann.

1. Wieso ist es sinnvoll, KI im Zusammenhang mit Excel, MS Teams und PowerPoint zu denken?

Schaut man sich an, welche Programme wir im täglichen Arbeiten häufig nutzen, so ist dies in vielen Fällen Microsoft Office. Ob die Kommunikation und der Austausch über MS Teams, Listenbearbeitung in Excel, Problemdarstellungen in PowerPoint – Microsoft (Office) 365 spielt hier eine wichtige Rolle. Mit Blick auf Optimierungen in der Arbeitswelt setzen wir genau hier an, um von einer möglichst hohen Zeitersparnis oder Effizienz profitieren zu können. Exakt hier stellt der Einsatz verschiedenster KI’s wie ChatGPT oder Copilot den Schlüssel dar. Der Einsatz der KI unterstützt uns genau bei den zeitintensiven Schritten wie z. B. dem Schreiben von Zusammenfassungen, der Entwicklung von Ideen oder dem Bereitstellen von Wissen. Genau diese Symbiose ist es, die die Kombination von KI und „Office“ so sinnvoll macht.

2. Wie ist deine Einschätzung? Ist KI ein kurzfristiger Trend in der Arbeitswelt?

Wie sagt man so schön? „Gekommen, um zu bleiben.“ Ich denke, diese Aussage trifft zu 100 % zu. Nach der Vorstellung von ChatGPT Ende November 2022 benötigte es Statistiken zufolge nur 5 Tage bis zum Erreichen der 1 Million Nutzergrenze. Mit Blick auf all unsere vergangenen Seminare wird deutlich, wie stark sich der Einsatz im geschäftlichen Bereich mittlerweile etabliert hat. In unserer ersten Veranstaltung im Juli 2023 lag die Quote der KI-Nutzung bei etwa 20 % . Die restlichen 80 % der Teilnehmenden hatten bis dato noch keine Erfahrungen mit dem Umgang von KI gemacht. Diese Quoten haben sich im Laufe der Zeit massiv verschoben und zeigen, wie sehr die KI in der Arbeitswelt angekommen ist. Die Entlastung von Routinetätigkeiten erweist sich als so hilfreich, dass diese Technologie sicherlich kein kurzfristiger Trend sein wird.

3. Was begeistert dich an dem Thema?

Mich begeistern vor allem 2 Faktoren. Die Schnelligkeit und – je nach Prompt – die Qualität der Ergebnisse. Die verschiedenen KI’s liefern mit Blick auf das Arbeiten im Office innerhalb von Sekunden sehr nützliche und wertvolle Informationen wie z. B. Zusammenfassungen, schwierige Formeln oder gar Makros, die gesamte Arbeitsabläufe massiv verkürzen. Genau das ist es, was mich so sehr an diesem Thema begeistert. Mühselige Suchen im Internet und das nachfolgende Anpassen an die eigene Situation (z. B. beim Erstellen oder Anpassen von Formeln) gehört seit Bereitstellung der KI der Vergangenheit an und entlastet sofort. Auf der anderen Seite fasziniert mich auch immer wieder die Schnelligkeit in der Entwicklung. Die Möglichkeiten wachsen immer weiter und weiter. Genau diese Verbesserungen sind es im Übrigen, die ich immer wieder in die aktuellen Veranstaltungen einfließen lasse.

4. Welche Tipps würdest du Einsteigerinnen und Einsteigern geben, die beginnen möchten, ChatGPT mit Excel, Outlook, Word und PowerPoint zu nutzen?

KI’s zu nutzen, ist für jede und jeden von uns zu jeder Zeit möglich – mit und ohne Vorwissen. Genau hier liegen die Tipps, die ich Einsteigerinnen und Einsteigern empfehlen würde. Der Schlüssel für eine effiziente und erfolgsversprechende Nutzung von KI in Zusammenhang mit Excel, Outlook, Word und PowerPoint ist der Prompt. Versuchen Sie die Prompts, das heißt, die Befehle an die KI, immer so exakt wie möglich zu formulieren und lassen Sie dabei alle unnötigen Informationen weg. So kann die KI Ihnen bessere und zielgerichtetere Informationen bereitstellen, die Sie dann nach Prüfung und der gegebenfalls nötigen Anpassung übernehmen können.

Schauen wir uns ein Beispiel für Excel an! Der ursprüngliche Prompt lautet: „Ich brauche eine Formel in Excel, die die zweitkleinsten Kosten aus dieser Tabelle ermittelt“. Stellen Sie sich bei allen Prompts die Frage, ob jemand, der nichts von Ihren Informationen sieht, alle nötigen Informationen hat. Genau das wäre hier nicht der Fall, denn wo sind z. B. die Daten in Excel oder welches Excel nutzen Sie? Der optimale Prompt wäre hier z. B. „Erstelle eine Formel für die deutschsprachige Excel Version, die den zweitkleinsten Wert aus dem Bereich von B2 bis B7 nennt“. In diesem Prompt befinden sich nun alle wichtigen Informationen für die KI. Noch ein letzter Tipp: Versteifen Sie sich nicht auf eine KI, sofern dies aufgrund Ihrer gegebenenfalls existierenden KI-Richtlinie gestattet ist. Jede KI hat Ihre Stärken und Schwächen. Daher gilt: Probieren Sie die unterschiedlichen KI’s einfach mal mit demselben Prompt aus.

Bild: Tara Winstead (Pexels, Pexels Lizenz)

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