Was ist ZUGFeRD?

So hilft Ihnen dieses Format beim Austausch elektronischer Rechnungen

ZUGFeRD, kurz für "zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland", ist ein digitales einheitliches Format zum Austausch elektronischer Rechnungen. Mehr dazu lesen Sie hier!

Stand: 04.02.2020

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Wofür steht "ZUGFeRD"?

ZUGFeRD steht für die Abkürzung "zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" und ist ein digitales einheitliches Format zum Austausch elektronischer Rechnungen (E-Invoicing).

Unter dem Dach der vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie geförderten Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. erarbeitet seit März 2010 das "Forum elektronische Rechnung Deutschland" (FeRD) einen neuen einheitlichen Standard für elektronische Rechnungen mit dem Namen ZUGFeRD.

Das neue Format enthält verpflichtende Datenfelder (z. B. Rechnungsnummer), die den Vorsteuerabzug sicherstellen sollen. Das Besondere daran ist, dass die digitale Rechnung im PDF-Format visuell als Rechnungsbeleg lesbar ist und zugleich maschinell weiterverarbeitbare Daten (XML-Daten) für ERP-Systeme generiert.

Wer benutzt ZUGFeRD?

Neben großen und mittleren Unternehmen können mit diesem Format vor allem kleinere Unternehmen, die ihre Rechnungen manuell bearbeiten und nur wenige Rechnungen pro Jahr erstellen, genauso damit arbeiten wie große Unternehmen, die digitale Rechnungen versenden und eine automatisierte Rechnungslegung oder -verarbeitung haben.

Die Nutzung der strukturierten Daten im ZUGFeRD Format ist optional: werden sie nicht benötigt, hat man das PDF als Rechnungsbild.

Wie funktioniert ZUGFeRD?

Dank ZUGFeRD können standardisierte Rechnungsdaten schnell in einem PDF-Dokument (Format PDF/A-3) im XML-Format integriert werden: Diese Rechnungen werden im PDF-Format elektronisch verschickt. Hinzukommend werden die Daten werden in einer standardisierten XML-Struktur mit übertragen, die ins das PDF eingebettet ist. So ist die Rechnung rein äußerlich nicht mehr von einer normalen PDF-Rechnung zu unterscheiden.

Welche Voraussetzungen gelten für ZUGFeRD?

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 vom 1. November 2011, BStBl. I S. 2131, wurden die umsatzsteuerrechtlichen Regelungen hinsichtlich des Vorsteuerabzugs aus elektronisch übermittelten Rechnungen zum 1. Juli 2011 neu geregelt, vgl. § 14 Abs. 1 und 3 UStG. Danach können für umsatzsteuerrechtliche Zwecke auch Rechnungen per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang) übermittelt werden. Danach müssen sowohl bei Papier- wie auch bei elektronisch übermittelten Rechnungen nach § 14 Abs. 1 UStG die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dieses kann durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren erreicht werden.

Ein Vorsteuerabzug ist damit zulässig, wenn bei elektronisch übermittelten Rechnungen durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung hergestellt werden kann.

Mit ZUgFeRD kompatible Produkte

pdfaPilot der callas software GmbH:
Damit können Anwender das erforderliche PDF/A-Dokument und den XML-Datensatz erstellen, prüfen und verarbeiten.
PDF/A Live! der intarsys consulting GmbH:
Ab der Version 6.0.2 lassen sich über die Druckerschnittstelle aus jedem Programm heraus oder per Kommandozeilenprogramm aus PDF- und XML-Dateien ZUGFeRD-kompatible Rechnungen erzeugen und über das Java API und die Skriptfähigkeit individuelle Verarbeitungsschritte definieren.
PDF Compressor der LuraTech Europe GmbH:
Mit der Software können Anwender PDF/A-3-Dateien mit eingebettetem XML erstellen. Sie ermöglicht u. a. aus einer Warenwirtschaft heraus, per Mausklick FeRD-kompatible PDF-Rechnungen ohne weitere Interaktion zu erzeugen bzw. XML-Daten aus einer PDF/A-3 Rechnung auszulesen.
PDFlib9 der PDFlib GmbH:
Es werden alle Varianten der Standards PDF/A-1, PDF/A-2 und PDF/A-3 inklusive Einbettung PDF/A-konformer XMP-Metadaten unterstützt.

Welche Vorteile bietet ZUGFeRD?

Die Buchungsvorgänge werden einfacher, sie da automatisch ablaufen.
Unternehmen sparen durch E-Invoicing und elektronische Rechnungsbearbeitung viele Kosten wie z. B. Materialaufwand.
Die Zahlungsvorgänge werden automatisiert und somit weniger anfällig für manuelle Fehler.
Der neue Standard zur Rechnungsbearbeitung ist international und branchenunabhängig.
Es bedarf keiner Absprache des Formats zwischen den Rechnungsparteien.

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Das Wichtigste zum Thema "ZUGFerd" auf einen Blick

Ist ZUGFeRD für alle Unternehmen verpflichtend?

Nein, ZUGFeRD als elektronisches Rechnungsformat einzusetzen, ist für Unternehmen nicht verpflichtend.

Ist ZUGFeRD international und EU-weit nutzbar?

ZugFeRD ist zurzeit noch hauptsächlich im deutschsprachigen Raum vertreten, kann aber von Unternehmen außerhalb des deutschsprachigen Raumes eingesetzt werden. Die ZUGFeRD-Rechnung sollte allerdings ein lesbares Abbild der Rechnung beinhalten, um der Verbreitung von ZUGFeRD nicht im Wege zu stehen. Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts sowie Lesbarkeit der elektronsichen Rechnung müssen also vorhanden sein und bleiben.

Wie erzeugt man Rechnungen im ZUGFeRD-Format?

Dies funktioniert beispielsweise mit dem ERP-System, welches die elektronische Rechnung erzeugt. Hierbei werden die Daten der Rechnung mit dem Rechnungsbild in einer PDF/A-3-Datei erzeugt.

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