Stand: 21.11.2014
Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG muss der Steuerpflichtige schriftliche Angaben machen über:
Diese Angaben hat der Steuerpflichtige zu unterzeichnen. Bei der Bewirtung in einer Gaststätte kann mit Vorlage der Rechnung auf die Angaben zum Ort und zum Tag der Bewirtung verzichtet werden. Liegt eine solche Gaststätten-Rechnung nicht vor, so müssen der Tag und der Ort per Hand aufgezeichnet werden. Bei der Ortsbestimmung reicht die Angabe der Stadt allein nicht aus, vielmehr muss die Lokalität eindeutig identifizierbar sein.
Weiter müssen alle teilnehmenden Personen namentlich aufgeführt werden. Grundsätzlich kann auf die Angabe einer Adresse verzichtet werden, sofern alle Teilnehmer zweifelsfrei zu unterscheiden sind. In der Praxis hat es sich bewährt, zu den Namen auch Angaben zu ihrer Firmenzugehörigkeit zu machen. Insbesondere muss darauf geachtet werden, dass auch der Steuerpflichtige selbst, sein Ehepartner und die Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen genannt werden, soweit sie an der Bewirtung teilgenommen haben.
Unter bestimmten Umständen kann auf die Angabe der Namen verzichtet werden. Dies ist dann der Fall, wenn eine Auflistung aller teilnehmenden Personen dem Steuerpflichtigen nicht zumutbar ist. Dann genügen die Anzahl der Teilnehmer in einer Summe sowie eine Bezeichnung der gesamten Gruppe.
Eine weitere Pflichtangabe ist der Anlass der Bewirtung. Dieser Angabe kommt eine entscheidende Bedeutung zu, da sie nicht zu allgemein formuliert sein darf. Die Bezeichnungen „Geschäftsessen“ oder „Kundengespräch“ sind in der Praxis immer wieder anzutreffen. Hier besteht allerdings die Gefahr, dass der Betriebsausgabenabzug aufgrund der geringen Möglichkeit der Nachprüfung versagt wird. Vielmehr sollte eine detaillierte Beschreibung gewählt werden.
Die Höhe der Bewirtungsaufwendung wird sich in der Regel aus der Rechnung ergeben. Hier liegen in der Praxis die geringsten Gefahren. Jedoch muss beachtet werden, dass die in Anspruch genommenen Leistungen nach Art, Umfang und Entgelt in der Rechnung gesondert bezeichnet und mit ihren Einzelpreisen aufgelistet sein müssen. Ausnahmen gelten dagegen bei Menüs oder Tagesgerichten. Weiter muss der Steuerpflichtige unbedingt darauf achten, dass die Rechnung maschinell erstellt und registriert wurde.
Neben den Pflichtangaben für den Betriebsausgabenabzug ist zu beachten, dass für den Vorsteuerabzug die Pflichtangaben des § 14 UStG genannt sein müssen. Trotz der Beschränkung des Betriebsausgabenabzugs auf 70 Prozent kann der Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG in voller Höhe in Anspruch genommen werden, sofern die Bewirtungsaufwendungen nachweisbar, angemessen und geschäftlich veranlasst sind.
Liegt den Bewirtungsaufwendungen eine Kleinbetragsrechnung bis maximal 150 Euro zugrunde, kann auf die Angaben zum Leistungsempfänger, zu der Steuernummer und zu einer fortlaufenden Rechnungsnummer verzichtet werden. In einem solchen Fall reicht es aus, wenn die maschinell erstellte Rechnung den Bruttobetrag und den Steuersatz enthält. Dennoch müssen die für den Betriebsausgabenabzug erforderlichen Angaben erbracht werden.
Geschäftlich veranlasste Bewirtungsaufwendungen müssen einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden, da für sie die besonderen Aufzeichnungspflichten gem. § 4 Abs. 7 Satz 1 EStG gelten. Alle genannten Angaben müssen lückenlos dokumentiert und nachprüfbar sein, da sonst der Betriebsausgabenabzug in Gefahr gerät.
Auszüge aus einem Beitrag von Timm Haase
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