Elektronische Rechnungen
Rechnungen digital versenden – der aktuelle Stand für Unternehmen
Was ist eine elektronische Rechnung? Welche Anforderungen gelten an ihre Übermittelung? Und welche Vorteile bietet die elektronische Rechnungslegung? Mehr dazu finden Sie hier!
Stand: 20.08.2018
Was genau ist eine elektronische Rechnung?
Die EU Richtlinie 2014/55/EU definiert Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglichen, als elektronische Rechnungen. Die Rechnung ist von Anfang bis Ende digital und wird von einem System an das andere übermittelt.
Wenn also z.B. PDF-Rechnungen an eine E-Mail Adresse versendet werden, gilt dies zwar als elektronische Rechnung, ist allerdings vor dem Gesetz kein richtiges E-Invoicing.
Die elektronische Signatur ist seit dem 01.07.2011 bei elektronischen Rechnungen zwar noch erlaubt, jedoch nicht mehr erforderlich.
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Rechtlich zulässige Rechnungsformate
- strukturierte Datenformate: XRechnungen, EDI, XML
- unstrukturierte Datenformate: Rechnungen im .tif-, .jpg- oder .pdf-Formate (Bilder)
- hybride Datenformate: ZUGFeRD, PDF bzw. PDF/A
- Übertragungswege: E-Mail, DE-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-Server oder Web-Download
Anforderungen an elektronische Rechnungen
E-Rechnungen und klassische Rechnungen sind durch Neuregelungen des § 14 des Umsatzsteuergesetzes gleichgestellt und müssen für den Vorsteuerabzug folgende Anforderungen erfüllen:
- Für eine elektronische Rechnung gelten dieselben Pflichtangaben wie für eine Rechnung in Papierform
- Der Rechnungsempfänger bzw. Kunde muss der elektronischen Rechnung zustimmen
- Sie muss in elektronischer Form wie z.B. PDF ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden
- Menschliche Lesbarkeit der Rechnung müssen Rechnungsaussteller beachten
- Die Frist für Aufbewahrung und Lesbarkeit beträgt aktuell zehn Jahre (UStG §14b).
- Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes und die Lesbarkeit der Rechnung müssen gewährleistet sein (UStG § 14 Abs. 1)
- Unabhängig vom gewählten Verfahren müssen elektronische Rechnungen revisionssicher und elektronisch archiviert werden
Zustimmung des Rechnungsempfängers
Die Zustimmung ist an keine besondere Form gebunden. Sie kann durch eine Rahmenvereinbarung festgehalten werden, zum Beispiel in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Unternehmens.
Die Zustimmung kann jedoch auch stillschweigend erfolgen, z. B. durch Bezahlen der Rechnung, oder noch nachträglich erklärt werden.
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Die elektronische Rechnung wird Pflicht bei der Abrechnung von öffentlichen Aufträgen
Sowohl Rechnungssteller als auch Rechnungssender sollen nach der neuen E-Rech-VO den Datenaustauschstandard XRechnung grundsätzlich verwenden. Neben der XRechnung sind nur andere Formate zulässig, welche die Norm EM 16931 erfüllen. Das derzeitig in Entwicklung befindliche Rechnungsformat ZUGFeRD 2.0 soll der neuen Norm entsprechen.
Die E-Rechnungsrichtlinie verpflichtet Mitgliedstaaten, die Abrechnung von öffentlichen Aufträgen mit E-Rechnungen gegenüber öffentlichen Auftraggebern bis spätestens 27.11.2018 einzuführen. Eine Pflicht für leistende Unternehmen besteht ab 27.11.2020.
E-Invoicing
E-Invoicing ist ein vollautomatisiertes Rechnungsbearbeitungssystem, das eingehende Rechnungen automatisch erfasst, prüft, bucht und digital bzw. revisionssicher für die Aufbewahrung speichert. Der digitale Rechnungsworkflow sollte auch eine Dokumentation sicherstellen.
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ZUGFeRD – ein einheitliches Rechnungsdatenformat
Unter dem Dach der vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie geförderten Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. erarbeitet seit März 2010 das "Forum elektronische Rechnung Deutschland" (FeRD) einen neuen Standard für elektronische Rechnungen mit Namen ZUGFeRD (= Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland).
Das neue Format enthält verpflichtende Datenfelder (z. B. Rechnungsnummer), die den Vorsteuerabzug sicherstellen sollen. Die visuelle Darstellung basiert bei ZUGFeRD auf einem erweiterten PDF-Format, für die schnellere Verarbeitung direkt im ERP-System werden im Hintergrund XML-Daten generiert.
Vorteile von E-Rechnungen für den Rechnungssteller
- Einsparung der Kosten für Papier, da die Rechnungen elektronisch aufbewahrt werden und somit die Mehrfachablage entfällt
- Schnellere Übertragung der Rechnungen
- Durch das Ersetzen des Papieres werden nicht nur Geld, Zeit und sowie Lagerraum gespart, auch Fehler und mühsame Arbeitsschritte werden so minimiert.
- Durch schnelleres Bearbeiten und Versenden der Rechnungen zahlen die Rechnungsempfänger ebenfalls schneller, dies verbessert die Liquidität.
- Einfachere Bearbeitung
- Schnelleres und einfacheres Auffinden abgelegter Rechnungen durch die Archivierung
Vorteile von E-Rechnungen für den Rechnungsempfänger
- Einsparung der Kosten für Papier, da die Rechnungen elektronisch aufbewahrt werden und somit die Mehrfachablage entfällt
- Ebenfalls schnellere Übermittlung der Rechnungen
- Kein Verlust des Skontos sowie keine Mahngebühren
- Durch automatischen Work-Flow, das digitale Aufbewahren
- Übersichtlichkeit des gesamten Verarbeitungsprozess für Kunde und Unternehmen
- Keine Erfassungsfehler wie bei der Papierrechnung
- Die elektronische Rechnung jederzeit durch die revisionssichere Archivierung wiederauffindbar
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