Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter sich in dem jeweiligen Verfahren der Buchführung in angemessener Zeit zurechtfinden und sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann. Zu diesem Zweck ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich. Jedoch auch für innerbetriebliche Zwecke ist eine Verfahrensdokumentation notwendig.
Diese beginnt mit der Arbeitsplatzbeschreibung: die Summe der Arbeitsplatzbeschreibungen eines Prozesses ist die Verfahrensdokumentation. Unter dem Aspekt „Sicherung des Vermögens“ geht es dem Unternehmen um die Sicherung und Verfügbarkeit des „Humankapitals“.
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Ordnung muss sein: Mit einer gelungenen Verfahrensdokumentation finden sich auch sachverständige Dritte bei Ihnen zurecht.
Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter sich in dem jeweiligen Verfahren der Buchführung in angemessener Zeit zurechtfinden und sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann. Zu diesem Zweck ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich. Jedoch auch für innerbetriebliche Zwecke ist eine Verfahrensdokumentation notwendig.
Diese beginnt mit der Arbeitsplatzbeschreibung: die Summe der Arbeitsplatzbeschreibungen eines Prozesses ist die Verfahrensdokumentation. Unter dem Aspekt „Sicherung des Vermögens“ geht es dem Unternehmen um die Sicherung und Verfügbarkeit des „Humankapitals“.
Auch im BMF-Schreiben vom 23. Mai 2016 zur Abgrenzung von Steuerhinterziehung von leichtfertiger Steuerverkürzung wird auf ein Kontrollverfahren (Verfahrensdokumentation) verwiesen. Sofern der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet hat, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies ggf. ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann. Jedoch befreit dies nicht von einer Prüfung des jeweiligen Einzelfalls.
Es gibt vier Prinzipien, die beim Aufbau eines IKS beachtet werden sollten:
Die Verfahrensdokumentation beschreibt organisatorische und technische Prozesse (Belegerfassung, Speicherung, Wiederfindung u. a.). Der Aufbau, das Format und der Umfang einer Verfahrensdokumentation werden vom Gesetzgeber nicht vorgeschrieben. Der Aufbau und der Umfang sind unternehmensindividuell. Zu beachten sind dabei steuer- und ratingrelevante Prozesse, Schnittstellen, der Einsatz DV-gestützter Buchführungssysteme, die Belegverarbeitung, -vorhaltung, Archivierung und Wiederlesbarmachung.
Aufbau einer Verfahrensdokumentation
Der Aufbau kann beispielsweise wie folgt aussehen:1
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Allgemeine Beschreibung des Unternehmens
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Beschreibung der Rahmendaten:
Art des Unternehmens, Rechtsform, geltende rechtliche Grundlagen und relevante Compliance-Anforderungen
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Organisationsbeschreibung:
Beschreibung der allgemeinen und steuerbezogenen Aufbauorganisation (eventuell Aufbaudiagramm), Trennung zwischen fachlichen und technischen Bereichen
-
Ansprechpartner:
Zusammenstellung der relevanten Ansprechpartner:
- Ansprechpartner Bereich Finanzbuchhaltung
- Ansprechpartner Bereich Anlagenbuchhaltung
- Ansprechpartner Bereich Lohnbuchhaltung
- Ansprechpartner Bereich Steuern
- Allgemeiner Ansprechpartner Bereich IT
- Ansprechpartner für jede steuerrelevante Anwendung
- Ansprechpartner elektronische Archivierung / DMS
-
Steuerrelevante Daten
-
Buchungskreise und rechtliche Einheiten:
Darstellung der Firmenstrukturen und der rechtlichen Einheiten, Darstellung der aktuellen und historischen Buchungskreise, Darstellung von Fusionen, Aufspaltungen, Verkäufen und Stilllegungen innerhalb des noch steuerlich relevanten Zeitraums
-
Umfang an steuerrelevanten Daten:
Prüfung auf das Vorhandensein von entsprechenden Datenbeständen:
- Buchungsbelege der Debitoren, Kreditoren und Sachkonten
- Stammdatenverzeichnisse
- Verkehrszahlen
- Offene-Posten-Bestände (K/D/S)
- Jahresabschlussdateien, Rückstellungsberechnungen etc.
-
Umfang an schützenswerten Daten:
Zusammenstellung an schützenswerten Daten (aus datenschutzrechtlicher oder betriebswirtschaftlicher Sicht)
-
Relevante Anwendungen:
Zusammenstellung der Liste der Anwendungen für den obigen Bereich
Experte Dirk J. Lamprecht zum Thema GoBD und Internes Kontrollsystem
1 Vgl. Checkliste GDPdU-Verfahrensdokumentation, Zäller & Partner GmbH, Sulzbach.
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